SYMPA – das Mailinglistenprogramm am CMS

1. Mailinglisten
2. SYMPA
3. Teilnehmer
4. Listeneigentümer
5. Moderatoren
6. Listen von Listen
7. Verteilung von Beiträgen
8. Archive
9. Einrichtung einer Liste
10. Unbedingt zu beachten
11. Ausblick

1. Mailinglisten

Mailinglistenprogramme dienen dazu E-Mails unter einer E-Mail-Adresse an eingetragene oder bereitgestellte E-Mail-Adressen zu verteilen. Zu diesem Zweck müssen Mailinglisten zwei Aufgaben erfüllen. Zum einen die Verwaltung der Menge der Zieladressen, zum anderen die Verteilung der für diese Zieladressen bestimmten E-Mail.

2. SYMPA

Als Mailinglistensystem verwenden wir SYMPA. SYMPA kann online genutzt werden. Mit der URL sympa.cms.hu-berlin.de erreicht man die Startseite. Einem anonymen Anwender von SYMPA wird nur wenig angezeigt und ist nur wenig erlaubt. Zur eigentlichen Nutzung von SYMPA muss man sich beim System anmelden. Bei SYMPA meldet man sich mit seiner vollständigen E-Mail-Adresse an. Das dazu gehörige Passwort ist SYMPA-spezifisch. Es wird einem bei einem ersten Aufruf (oder wenn man es vergessen hat) per E-Mail übermittelt. Ein Anfangspasswort wird durch SYMPA erzeugt, es beginnt mit der Zeichenkette “init“. Über den Button “Ihre Einstellungen“ kann man – unter anderem – auch das Passwort ändern. Das Anfangspasswort wird von SYMPA in seiner Datenbank im Klartext abgelegt, ein selbst gewähltes Passwort, wird verschlüsselt abgelegt. Einige Kommandos können SYMPA auch per E-Mail übermittelt werden, Adresse sympa@lists.hu-berlin.de. Ein Überblick über diese Kommandos kann man sich verschaffen indem man das Kommando help (im Subject oder im Brieftext) an diese Adresse schickt.

3. Teilnehmer

Die Menge der eigentlichen Zieladressen wird Teilnehmer genannt. Teilnehmer können per Kommando hinzugefügt oder gestrichen werden (statische Listen) oder sie werden über Datenbankabfragen gewonnen(dynamische Listen).

4. Listeneigentümer

Derjenige, der die Einrichtung einer neuen Liste anstößt, wird Eigentümer der Liste. Dieser hat die am weitest gehenden Befugnisse zur Administration dieser Liste. Es besteht die Möglichkeit zu einer Liste weitere Eigentümer einzutragen, wobei zwischen „privilegierten“ und „normalem“ Eigentümer unterschieden wird.

5. Moderatoren

Administrative Aufgaben, die im Zusammenhang mit der unmittelbaren Verteilung von E-Mails stehen, werden von Moderatoren vorgenommen. Ist für eine Liste kein Moderator genannt, dann übernimmt diese Aufgaben der Eigentümer. Alle Nutzer von SYMPA, also Teilnehmer, Moderatoren und Eigentümer, identifizieren sich gegenüber SYMPA mit ihrer E-Mail-Adresse.

6. Listen von Listen

Es besteht die Möglichkeit in Listen andere Listen einzuschließen, also Hierarchien von Listen einzurichten. Eine Liste kann jedoch nur Teilnehmer umfassen oder andere Liste einschließen. Listen von Listen werden bezüglich der Teilnehmer stündlich aktualisiert. Das heißt, das es für eine kleine Zeitspanne möglich ist, dass Teilnehmer der unteren Listen bei der Verteilung von Beiträgen noch nicht berücksichtigt werden.

7. Verteilung von Beiträgen

Für das Regime der Verteilung von Beiträgen über eine Liste bietet SYMPA verschiedene Abstufungen. Hier die wichtigsten: öffentlich – jeder darf schreiben. Da hiermit eine einfache Möglichkeit zum Missbrauch einer Liste gegeben ist, haben wir am CMS SYMPA dahingehend modifiziert, dass in diesem Fall eingehende Mail, die durch unsere Server als SPAM-verdächtig markiert ist, von einer Weiterverteilung ausgeschlossen wird.

• privat – hier haben nur die Teilnehmer der Liste selbst das Recht Beiträge zu verteilen.
• newsletter – nur die eingetragenen Moderatoren haben die Berechtigung an die Liste zu schreiben.
• moderiert – Beiträge werden den Moderatoren vorlegt, diese entscheiden über Verteilen oder Verwerfen.

8. Archive

Standardmäßig werden alle Beiträge einer Liste archiviert. Dieses Archiv ist kalendarisch geordnet. Da wir mit diesem Archiv die vorgesehene Speicherkapazität erreicht haben, wurde damit begonnen alte Beiträge zu löschen. Artikel werden zurzeit aber noch weit über zwei Jahre hinweg aufbewahrt.

9. Einrichtung einer Liste

Auf der Startseite erscheint nach dem Anmelden ein Button „Liste anlegen“. Über diesen Button kann das Anlegen einer neuen Liste gefordert werden. Dazu müssen in sämtlichen angefragten Feldern Parameter gesetzt oder angegeben werden. Zum (privilegierten) Listeneigentümer wird automatisch die E-Mail-Adresse, unter der man sich bei SYMPA angemeldet hat. Über den Button „Anfrage zur Listenerzeugung absenden“ wird der Wunsch nach einer neuen Liste SYMPA mitgeteilt. Es können zwar bereits in der neuen Liste administrative Aufgaben (z.B. das Eintragen von Teilnehmern) vorgenommen werden, eine Nutzung der Liste ist aber erst möglich, wenn diese vom Listmaster freigegeben wurde. Über die Aktivierung wird der Listeneigentümer per E-Mail informiert.

10. Unbedingt zu beachten

Wie oben bereits erwähnt, SYMPA identifiziert alle Nutzer über ihre E-Mail-Adresse. Dabei wird die E-Mail-Adresse als Zeichenkette verstanden. Das bedeutet verschiedene Adressformen, selbst wenn sie funktional auf dieselbe Mailbox verweisen, bedeuten für SYMPA unterschiedliche Teilnehmer. Wichtig ist dies vor allem, wenn man sich mittels eines Unsubscribe-Kommandos, welches per E-Mail an sympa@lists.hu-berlin.de gesandt wird, bei einer Liste abmelden will. In der einfachsten Form lautet das Kommando:

unsubscribe <listenname>

Dies funktioniert aber nur dann, wenn der Absender dieser E-Mail zeichenweise mit der als Teilnehmer geführten Adresse dieser Liste übereinstimmt. Wird keine völlige Übereinstimmung gefunden, so schlägt das Kommando fehl. Leider ist dies ein häufiger Fehler, der bei der Abmeldung gemacht wird. Oft sogar von einem gänzlich „fremden“ Absender eines anderen Providers. Es wird in einem solchen Fall übersehen, dass man die Beiträge nur erhält, weil man für die eigentliche Adresse eine Weiterleitung eingetragen hat. Natürlich kann SYMPA diesen Absender unter den Teilnehmern der Liste nicht finden.

11. Ausblick

Für den Anfang des Jahres 2011 ist ein Wechsel auf eine neuere Version von SYMPA geplant. Wir werden über diesen Wechsel alle Eigentümer und Moderatoren von Listen informieren. Insbesondere erwarten wir dazu auch Meldungen, ob die jeweilige Liste tatsächlich noch genutzt wird oder gelöscht werden kann. Erfahrungsgemäß schlafen Liste auch ein, ohne dass wir darüber informiert werden. Es wäre schön, könnte der nächste Versionswechsel auch dazu genutzt werden, solche Listen zu entfernen.

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