Empfehlungen zur Nutzung von DV-Anlagen in der zentralen Universitätsverwaltung

1. Gesetzliche Regelungen

Zur Information wird auf wesentliche, z. T. gesetzliche, Regelungen, die im Umgang mit Informationstechnik zu beachten sind, hingewiesen.

• Datenschutzgesetze
  
• Informationsverarbeitungsgesetz
• Mindestanforderungen der Rechnungshöfe zum Einsatz der Informationstechnik
  (Fassung für das Land Berlin)
• Landeshaushaltsordnung
• Bundes- und Berliner Hochschulgesetz
• Hochschulstatistikgesetz
• Tarifvertrag über die Arbeitsbedingungen von Arbeitnehmern auf
  Arbeitsplätzen mit Geräten der Informationstechnik
• Hard- und Softwareordnung der HUB

2. Regelungen von Verantwortlichkeiten für den DV-Einsatz

Der Kanzler der HUB ist verantwortlich für den DV-Einsatz in der zentralen Universitätsverwaltung.
Der Leiter der Abteilung EDV-Organisation und Projektierung in der Verwaltung (OPV) des Rechenzentrums wird als DV-Beauftragter der zentralen Universitätsverwaltung eingesetzt.
Der DV-Beauftragte der ZUV ist verantwortlich für:

• die Koordinierung der DV-Einsatzplanung der ZUV
• Gestaltung der Kommunikationsinfrastruktur
• Planung, Koordinierung und Überwachung der finanziellen Fonds für Hard- und Software sowie für Wartungs- und Servicearbeiten
• Geräteausbauplanung
• Auswahl bzw. Einsatz, Anpassung und Wartung von Software
• Sicherung der Funktionsfähigkeit der zentralen DV-Anwendungen, wie Datenintegrität, Verwaltung der Schlüsselsysteme
• Beratung zum DV-Einsatz
• Systembetreuung und Betrieb der zentralen Anwendungen und des Verwaltungsrechnernetzes
• Realisierung von Standard-, Statistik- und Informationsauswertungen zu den zentral betriebenen Systemen

Zur Wahrnehmung dieser Aufgaben ist die Abteilung OPV berechtigt, Erhebungen zum Bestand an Hard- und Software in der ZUV durchzuführen.
Der Leiter der jeweiligen Abteilung ist verantwortlich für den DV-Einsatz in seinem Bereich, u.a. für die Aufstellung der DV-Einsatzkonzeption, die Endabnahme neuer DV-Verfahren, die Einhaltung des Datenschutzes.
DV-Verantwortlicher der Abteilung

• Die Leiter der Abteilungen bennen einen Mitarbeiter in der Abteilung, der mit einem festzulegenden Anteil seiner Arbeitszeit freigestellt ist, um bestimmte Aufgaben eines DV-Verantwortlichen zu übernehmen.

• Zu den Aufgaben gehören:
  • Vertretung der Abteilung in allen, auch konzeptionellen, Fragen der DV-Anwendung, insbesondere als Kontaktperson zur Abteilung OPV des RZ
  • Ansprechpartner für die Mitarbeiter der Abteilung der ZUV bei Problemen mit DV-Anwendungssystemen
  • Einschätzung der Anwendbarkeit von Softwaresystemen für Aufgabenstellungen der Abteilung
  • selbständige, termingerechte, inhaltlich korrekte Aufbereitung von Statistikanforderungen unter Einhaltung gesetzlicher Grundlagen und Kontrolle der Ergebnisse
  • Realisierung von Standardauswertungen und darüber hinausgehender Informationsauswertungen bzw. Aufbereitung dieser Anforderungen zur Realisierung durch die Abt. OPV.

Der Mitarbeiter am Computer-Arbeitsplatz ist verantwortlich für den sachgerechten Umgang mit der eingesetzten Hard- und Software. Vor Beginn der Tätigkeit haben die tarifrechtlich vorgeschriebenen Schulungen zum Umgang mit Geräten der Informationstechnik und spezielle Einweisungen in das zu nutzende Anwendungssystem stattzufinden.

3. Schulungen und Unterstützung beim DV-Einsatz

Der "Tarifvertrag über die Arbeitsbedingungen von Arbeitnehmern auf Arbeitsplätzen mit Geräten der Informationstechnik" schreibt in § 7 eine Mindestausbildungsdauer von 20 Doppelstunden vor dem Einsatz von Geräten der Informationstechnik vor. Jede Abteilung der ZUV meldet den Schulungs- und Weiterbildungsbedarf beim Rechenzentrum (Abt. OPV) an. Unter Regie des Rechenzentrums wird dann ein abteilungsspezifisches Weiterbildungsprogramm erarbeitet.

Schulungen werden an der HUB durchgeführt vom

• Referat Weiterbildung und Nachwuchsförderung der Studienabteilung
• (Ansprechpartner I D xx Tel.-Nr. 51537201
• Konsultations- und Weiterbildungszentrum des Rechenzentrums
• (Ansprechpartner RZ 5 Tel.-Nr. 2093 2329) und
• der Abteilung OPV
• (Ansprechpartner RZ 1 Tel.-Nr. 2093 2484)

Die Abteilung OPV bietet speziell für Verwaltungsmitarbeiter Weiterbildungsveranstaltungen an.

Solche Kurse sind u.a.

• Erste Kontakte zum PC (Grundlagen MS-DOS, Norton Commander u.ä.)
• Word für Windows
• Excel
• dBASE IV
• Datenschutz

Der Inhalt kann dem jeweiligen Aufgabenspektrum der zu schulenden Abteilung angepaßt und durch zielgerichtetes Training ergänzt werden.

Unterstützung beim DV-Einsatz

• Zu allen eingesetzten bzw. einzusetzenden Anwendungssystemen werden umfangreiche Einführungen durchgeführt und ggf. Handlungsanweisungen übergeben.
• Bei auftretenden Problemen mit den genutzten Anwendungssystemen sollten der DV- Beauftragte der Abteilung bzw. der jeweilige Systembetreuer der Abt. OPV konsultiert werden.
• Bei Schwierigkeiten bei der Arbeit unter MS-DOS bzw. Standardsoftwarepaketen steht die "Hotline" der Abteilung OPV (Tel. 2093 2476) zur kurzfristigen Hilfe zur Verfügung.

4. Planung des DV-Einsatzes

• In jeder Abteilung der ZUV sollte ein langfristiges Konzept für den DV-Einsatz existieren. Diese Konzepte, die die Grundlage auch für finanzielle Planungen und damit für Hard- und Softwarebeschaffungen bilden, sind in Zusammenarbeit mit der Abteilung OPV aufzustellen. Eine jährliche Anpassung verbunden mit einer Überprüfung der Prioritätensetzung ist notwendig.

• Bei der Planung umfangreicher neuer Einsatzgebiete der EDV sollte ausschließlich das Betriebssystem UNIX und Software der Hochschul- Informations-Systeme GmbH (HIS) Verwendung finden. (Die HIS GmbH ist eine von Bund und Ländern getragene Gesellschaft, die speziell auf Hochschulen zugeschnittene Software entwickelt und kostenlos zur Verfügung stellt.) Die eingesetzte HIS-Software wird ggf. von der Abteilung OPV erweitert.
• Ist ein Einsatz von HIS-Software nicht möglich, wird auf dem Ausschreibungsweg nach geeigneten Systemen gesucht. Erst wenn diese Suche erfolglos ist, kann eine Vergabe von Programmieraufgaben an ein Softwarehaus vorgesehen werden. Eigenentwicklungen durch die Abteilung OPV sind aus Kapazitätsgründen nur in begrenztem Rahmen möglich.

• Die Projektierung und Installation von lokalen PC-Netzen erfolgt gemäß der langfristigen Konzeption der ZUV-Abteilungen durch die Abt.OPV in Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen des RZ.
• Nach der Installation eines solchen Netzes erfolgt die Übergabe an die ZUV- Abteilung verbunden mit einer entsprechenden Schulung des vorzusehenden Administrators (meist kann dies der entsprechende DV-Beauftragte sein).
• Die Integration von PC's in bestehende lokale Netze ist mit der Abt. OPV abzusprechen.

• Die Beschaffung von Stand-alone-PC's erfolgt unter der Federführung der Abt. OPV.

5. Umgang mit DV-Systemen

UNIX-basierte Systeme

• Diese Systeme werden, soweit dies möglich ist, auf Rechnern betrieben, die zentral im Raum 1028 des Hauptgebäudes aufgestellt sind. Die Einführung und Installation wird vollständig durch die Abteilung OPV durchgeführt.
• Die hard- und softwareseitige Betreuung erfolgt zentral durch die Abt. OPV.
• Die Systemverwaltung incl. Datensicherung erfolgt ebenso durch die Abt. OPV.

Lokale Netze

• Für lokale PC-Netze ist das Netzwerkbetriebssystem Banyan VINES und das Betriebssystem MS-DOS zu nutzen. Die Installation und technische Wartung dieser Netze erfolgt durch das RZ.
• Die Systemadministration erfolgt durch die jeweilige Abteilung der ZUV. Für die Datensicherung übernimmt der Anwender die Verantwortung. Wenn keine anderen Vorgaben existieren, ist mindestens einmal wöchentlich der gesamte Datenbestand des Servers durch den Administrator zu sichern. Das Einspielen und Löschen von Software ist ausschließlich dem Administrator gestattet.
• Die Sicherung der Datenbestände der einzelnen PC's des lokalen Netzes ist die Aufgabe des jeweiligen Nutzers. Sollten mehrere Mitarbeiter einen PC wechselseitig benutzen, so ist die Verantwortlichkeit für die Datensicherung mit dem Netzadministrator zu klären. Auch hier sollte mindestens einmal pro Woche eine Sicherung der wichtigsten Dateien auf Diskette erfolgen.

Stand-alone-PC (kein Netzanschluß)

• Die Verantwortung für den Umgang mit dem PC obliegt dem jeweiligen Nutzer. Bei Mehrfachnutzung ist durch den DV-Beauftragten ein Verantwortlicher zu benennen.
• Der Verantwortliche hat die Systempflege und Wartung zu übernehmen, d.h. u.a.:
  • Datensicherung auf Diskette für die wichtigsten Dateien mindestens einmal pro Woche
  • Einspiel neuer Softwareversionen unter Anleitung des DV-Beauftragten
  • Störungsmeldungen an den DV-Beauftragten
• Folgende Softwareprodukte bilden für diese Geräte den Standard
  • Betriebssystem MS-DOS
  • Bildschirmoberfläche Windows
  • Textverarbeitungsprogramm Word für Windows
  • Datenbankbetriebssystem dBASE
  • Tabellenkalkulationsprogramm EXCEL
  (Diese Softwareprodukte gehören weltweit jeweils zu den leistungsstärksten.

Sie haben innerhalb der HUB bisher schon die größte Verbreitung gefunden.
Durch die Verwendung einheitlicher Datenformate wird ein Datenaustausch innerhalb einer Abteilung oder zwischen Abteilungen erleichtert.
Für diese Produkte kann durch die Abteilung OPV eine vielseitige Unterstützung bei der Einführung, Betreuung, Schulung und Fehlerbeseitigung gewährleistet werden.)

Laptops / Notebooks

Es gelten dieselben Regelungen wie für Stand-alone-PC.
Personenbezogene Daten dürfen nicht mit diesen Geräten verarbeitet werden.

Datensicherung

Es gelten die bereits aufgeführten Maßgaben für die Datensicherung. Darüber hinaus sollten folgende Regeln allgemeiner Art beachtet werden:

• Um bei einer Hard- und/oder Softwarehavarie des Rechners Datenverluste zu vermeiden, muß für jeden Rechner ein Datensicherungskonzept existieren, das die kontinuierliche Sicherung aller relevanten Daten (Datenbankdateien, Textdateien usw.) festlegt und dokumentiert.
• Es ist ein Generationenprinzip anzustreben, d.h. es werden von der aktuellen Datei jeweils zwei Kopien auf unterschiedlichen Disketten aufbewahrt. Wenn eine neue Kopie erstellt wird, so wird dann die älteste Kopie gelöscht. Die durchgeführte Datensicherung ist zu dokumentieren, um den Überblick über den Inhalt der Dateien zum Zeitpunkt der Kopieerstellung zu behalten. Ein mögliches Formblatt dazu zeigt Anhang 2.
• Bei besonders wichtigen Dateien sollten die Sicherungsdisketten an unterschiedlichen Orten aufbewahrt werden. Hier empfiehlt sich eine tägliche Datensicherung.
• Da in der Mehrzahl die genutzten PC's nicht durch eine unterbrechungsfreie Stromversorgung gesichert sind, empfiehlt es sich, bei der täglichen Arbeit in Abständen von etwa einer Viertelstunde die aktuelle Datei auf der Festplatte durch den Speicher-Befehl zu sichern.

Die Abteilung OPV berät hierzu und bei Schwierigkeiten hilft die "Hotline".

Schutz vor Computerviren

• Computerviren können in allen der oben aufgeführten unterschiedlichen Computerebenen auftreten. Es ist die Aufgabe des jeweils Verantwortlichen, Maßnahmen zum Schutz vor Viren, die Bekämpfung bei Virenbefall und die Meldung eines Virenbefalls zu realisieren oder zu koordinieren.

Als vorbeugende Maßnahmen sollten realisiert werden:

• strikte Einhaltung der Softwareordnung der HUB, insbesondere kein Einspiel von Fremdprogrammen wie Spiele o.ä.
• Bei der Übernahme von Daten von anderen Rechnern sollten die Disketten zuvor auf Virenbefall untersucht werden. (Details sollten mit der Abteilung OPV besprochen werden.)
• keine Nutzung von Disketten aus privaten Rechnern
• regelmäßige Kontrolle der eigenen Festplatte auf Virenbefall. Das RZ hat mehrere Campuslizenzen für Virensuch- und Behandlungsprogramme, die man kostenlos anfordern kann.

Bei festgestelltem Virenbefall:

• eingelegte Disketten dem PC entnehmen und die laufenden Arbeiten so schnell wie möglich beenden, Rechner ausschalten
• benutzte Disketten zunächst in keinem anderen Rechner verwenden
• Information an den DV-Beauftragten oder über die "Hotline" an die Abt. OPV

Es ist Sorge zu tragen, daß die Meldung zum Virenbefall das RZ erreicht. Abteilung OPV oder Abteilung KWZ des RZ (Tel.: 2093 2329)