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Humboldt-Universität zu Berlin - Digitale Medien

Wie nutze ich das Plugin xlsimport?

Das Plugin xlsimport erlaubt es Metadaten aus einer Excel-Tabelle (.xls und .xlsx) in das Medien-Repositorium zu importieren. Die Tabelle sollte dabei gewisse Charakteristika aufweisen:

  • Spaltenüberschriften
  • eine der Spalten muss ein eindeutiges Feld sein, welches später als Schlüßelfeld benutzt werden kann. Das bedeutet, dass der Inhalt dieses Feldes sich weder in dieser noch in einer zukünftig benutzten Tabelle wiederholen wird.
  • eine Spalte muss den Namen der beschriebenen Datei enthalten (vermeiden Sie Umlaute bei den Dateinamen!).
  • eine Spalte muss die Typzuweisung enthalten (Foto, Video, Audio, Dokument)
  • die Tabelle darf keine Leerzeilen enthalten

 

Das Plugin kann nur vom Super-Admin genutzt werden. Dafür muss es unter Administration > Systemeinstellungen > Plugins verwalten unter dem Menüpunkt Asset Processing > xlsimport einmalig aktiviert werden. Der benötigte Zugang wird von uns auf Anfrage für angegebene HU-Accounts eingerichtet.

Im ersten Schritt müssen die hochzuladenden Medien über folgenden WebDAV-Zugang hochgeladen werden (dieser unterscheidet sich von dem für große Dateien):

https://rs.cms.hu-berlin.de/<Projektname>/xlsimport

Nach der Aktivierung des Plugins erscheint in der Menü-Zeile der Punkt "Importiere XLS". Dort findet man die Möglichkeit die XLS-Tabelle auszuwählen und fortzufahren.

Der letzte Schritt besteht darin, die einzelnen Spalten der Tabelle den im Medien-Repositorium erstellten Metadatenfeldern zuzuweisen (zusätzliche Metadatenfelder sollten im Medien-Repositorium vorher erstellt und mit einem Kurznamen versehen werden damit sie in dem DropDown-Menü ausgewählt werden können). Mindestens ein Metadatenfeld muss zugewiesen werden: der Dateiname. Nur so können die Dateien auf dem Server gefunden werden. Anmerkungen können individuell gestaltet werden und werden über ein Template definiert. Die Werte werden über die Spaltennummer, oder ihren Kopf bestimmt. Beispiel: In Spalte 1 steht der Wert %1%. Hat eine Spalte die Überschrift 'Heading', so fügt %Heading% den Wert der Spalte hier ein.

Nach der Bestimmung des Schlüßelfeldes, kann das Hochladen beginnen.

Die hochgeladenen Dateien finden Sie, falls keiner Kollektion zugewiesen, unter Medien oder Neueste bzw. unter Themen einsortiert sofern sie dem Metadatenfeld Kategoriebaum zugewiesen wurden.

Die Dateien im WebDAV-Verzeichnis bleiben auch nach dem abgeschlossenen Hochladen erhalten. Sie werden jedoch i.A. nicht mehr benötigt und sollten gelöscht werden.

Mögliche Fehlerquellen:

  • besondere Formatierungen in Microsoft Excel, z.B. wird aus einem Minus ein Gedankenstrich und bei drei Punkten (...) werden die Abstände größer
  • falscher Dateiname
  • kein eindeutiges Schlüßelfeld
  • Duplikate

 

Tutorial "Sammlungen"

  • Aktivierung des XLS-Import Plugins (ab 0:50)
  • Vorbereitung der Metadaten in einer Excel Tabelle (ab 1:20)
  • Anlegen und Verwalten eines Metadatenfeldes ab (2:08)
  • Das Metadatenfeld "Kategoriebaum" ab (3:16)
  • WebDAV für den Ressourcentransfer (ab 4:12)
  • Zuordnung der Metdatenfelder für den XLS-Import (ab 4:54)