Was passiert, wenn Personen mit denen ich kollaboriert habe, aus der HU ausscheiden oder nicht mehr greifbar sind?
Bitte achten Sie darauf, dass die Eigentümer:innen von Bibliotheken stets Personen sind, welche voraussichtlich im Dienst sind, solange wie die Bibliotheken benötigt werden. Achten Sie beim Offboarding von Personen immer auf die Übertragung von Bibliotheken in der HU-Box.
Beim Deaktivieren von HU-Accounts (zB nach Ausscheiden aus der HU) bleiben die Daten selbst erstmal noch erhalten. Allerdings erfolgen später auch Löschungen. Bei studentischen HU-Accounts aktuell knapp zwei Jahre nach Exmatrikualtion, bei ehemaligen Mitarbeitenden aktuell bedeutend später, aber hier ist eine Änderung absehbar, sodass auch diese Daten dann nach einiger Zeit gelöscht werden. Sobald die Daten in der HU-Box gelöscht werden, erhalten die Personen, für die Freigaben eingerichtet sind, eine Vorabinformation per Mail. Dies ist dann der letzte Hinweis, dass die Daten entsprechend gesichert werden müssten, wenn sie noch benötigt werden.
Grundsätzlich ist es so, dass die Daten in der HU-Box der Person gehören (auch rechtlich), der die betreffende Bibliothek zugeordnet ist. Und entsprechend können auch nur die Eigentümer dieser Daten darüber verfügen und zB Freigaben erteilen oder auch Bibliotheken an andere Personen übergeben. Wenn also eine Person ausscheidet und hier nicht mehr an der HU greifbar ist, kann auch niemand anderes diese Daten nachträglich an andere Personen übergeben lassen, auch nicht die jeweiligen Leitungen. (Insbesondere auch, weil es rechtlich hier nicht möglich ist, zwischen forschungsrelevanten "Team-Daten" und echten persönlichen Daten wie privaten Fotos etc zu unterscheiden).
Der Weg sollte also stets sein, dass im Zuge des Offboardings die Daten übergeben werden.
Und dazu gehört dann eben auch die Übergabe der Bibliotheken mit den relevanten
Forschungsdaten an andere noch verbleibende Teammitglieder. Prinzipiell können solche, für ein ganzes Team wichtige, Daten auch in Bibliotheken liegen, die einem Funktionsaccount des Teams zugeordnet sind. Da Funktionsaccounts als Ganzes übertragen werden können, würden hier auch die anhängigen Daten in der HU-Box mit wandern und entsprechend erhalten bleiben.
Wenn jedoch das Übertragen der Bibliotheken vor Account-Deaktivierung ausgeblieben ist, aber Freigaben eingerichtet wurden, sind die Daten selbst noch vorhanden und die Personen mit Freigaben haben entsprechenden Zugriff darauf. Dann kann zB auch eine neue Bibliothek angelegt werden und die Daten aus dieser Freigabe können in die neue Bibliothek kopiert/verschoben werden und stehen somit dann auch weiterhin zur Verfügung. Hier müssten dann natürlich etwaige weitere Freigaben neu eingerichtet werden.
Die einzige andere Möglichkeit zum nachträglichen Übertragen von Daten kann nur über die Datenschützer der HU erfolgen. Dies ist jedoch mit erheblichem Aufwand für alle verbunden und sollte nur als letzter Ausweg gesehen werden, wenn hier wirklich keine anderen Möglichkeiten der Datensicherung bestehen.