Präsidialamt / Kanzlerbereich
Das Präsidialamt und der Kanzlerbereich gehörten zu den
ersten Verwaltungsbereichen, die komplett vernetzt wurden. Für die
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gehört es inzwischen zu den Selbstverständlichkeiten,
ihre Nachrichten per E-Mail zu versenden, Dokumente elektronisch zu bearbeiten,
Sitzungsprotokolle elektronisch zu versenden und den Internet-Dienst World
Wide Web für ihre Arbeitsaufgaben effektiv einzusetzen.
"Der eigentliche Fortschritt besteht jedoch in der Umstellung von Arbeitsabläufen. Mit der Vernetzung wurden Aufgabenprofile verändert, wurden Teamlösungen eingeführt, die perspektivisch hin zu Arbeitsstrukturen führen können, in denen hierarchische Ordnungen hinter gemeinsamer Arbeit zurücktreten... Die größten Fortschritte wurden gemacht, wenn die DV-Nutzungen mit einer ziel- und anwenderorientierten Aufgabe für einen definierten Nutzerkreis eingeführt wurden."
Einige Beispiele sollen dies verdeutlichen:
- der Aufbau einer Professorendatenbank
- die Datenbank für die Vorlagen des Akademischen Senats
- das in Bearbeitung befindliche Akten- und Schriftgutverwaltungssystem
- das System zur Unterstützung HU-interner Wahlen
Die Pressestelle und auch das Akademische Auslandsamt gehören zu den Bereichen, die ihr Informationsangebot verstärkt WWW-basiert anbieten. Auf speziell eingerichteten HTML-Arbeitsplätzen wird das WWW-Angebot selbständig aufgebaut und gepflegt. Die Aktualität des Informationsangebotes hat dadurch deutlich gewonnen.
Ein aktueller Adreßdatenbestand, der multifunktionell für diverse Aufgabenstellungen, wie z.B. Einladungen, Rundschreiben und das Versenden von Dokumenten, genutzt werden kann, ist insbesondere für die Pressestelle ein dringend benötigtes Arbeitsmittel. Der derzeit genutzte Adreßpool des Präsidialamtes wird langfristig in das Gesamtkonzept der zentralen Adreßdatenbank der Universität (s. auch Projekt 9 der DV-Konzeption 98) eingebunden bzw. darin aufgehen. Erst dann kann von Zeiteinsparung und mehrfacher Nutzung einmal erfaßter Daten gesprochen werden.
Als kritisch kann die Qualität der PC-Ausstattung des Präsidialamtes bezeichnet werden. Mit Ausnahme des Akademischen Auslandsamtes, dessen PC-Ausstattung mit Hilfe von Drittmitteln aufgerüstet wurde, sind nur ca. 14% der PCs Windows95-tauglich. Die Installation moderner WWW-Browser oder elektronischer Terminverwaltungssoftware ist auf dieser technischen Basis nahezu ausgeschlossen.
Zu den weiteren Schwerpunkten des künftigen DV-Einsatzes im Präsidialamt und Kanzlerbereich zählen:
- Weiterentwicklung der Bürokommunikationsfunktionen innerhalb des Verwaltungsnetzes durch den Einsatz integrativer Komponenten, die z. B. die elektronische Post und Terminplanung beinhalten. Die Sammlung erster Erfahrungen mit elektronisch gestützten Sprach-erkennungssystemen ist beabsichtigt.
- Der bereits begonnene Weg der elektronischen Informationsbereitstellung für die Fakultäten und Zentralinstitute wird fortgesetzt und verstärkt. Perspektivisch sollen z.B. Teile der bisher nur präsidialamtsintern verfügbaren Informationen verstärkt durch die Außenpartner über gesicherte Netzverbindungen abrufbar sein.