Installation und Verwendung Ihres persönlichen Softzertifikates in Outlook
1. Kurzbeschreibung
Durch Installation Ihres persönlichen Softzertifikates ist es Ihnen möglich E-Mails zu signieren und verschlüsseln, sowie für Sie verschlüsselte E-Mails zu lesen.
2. Vorraussetzung
- Sie haben Ihr persönliches Softzertifikat über die Ihnen zugesandte URL als Download gespeichert, z.B "\Eigene Dateien\single.p12)"
- Sie haben Ihre Import-PIN (z.B. durch Videoident-Verfahren)
3. Importieren Ihres persönlichen Softzertifikates und Einrichten für Signieren und/oder Verschlüsseln
- starten Sie Ihr Outlook
- klicken Sie auf Datei - Optionen - Trust Center - Enstellungen für das Trust-Center
- markieren Sie links E-Mail-Sicherheit und klicken rechts auf Importieren/Exportieren
Es öffnet sich das Fenster "Digitale ID importieren/exportieren" - klicken Sie auf Durchsuchen
- wechseln Sie in das Verzeichnis wo Sie Ihr persönliches Softzertifikat am Anfang (Pkt.2) gespeichert haben z.B "\Eigene Dateien\"
- markieren Sie dieses (single.p12) und klicken auf Öffnen
- der Pfad zu Ihrem persönlichem Softzertifikat wird übernommen, tragen Sie im Feld Kennwort die "PIN für den Import" von Ihrem PIN-Brief ein und vergeben Sie einen beliebigen Namen für die Digitale ID
- klicken Sie auf OK
- der Import Ihres privaten Schlüssels wird gestartet, klicken Sie auf Sicherheitsstufe
- wählen Sie als Sicherheitsstufe "Hoch" aus
- klicken Sie auf Weiter
- setzen Sie hier Ihr Kennwort
ACHUNG: Sie benötigen dieses immer, wenn Sie E-Mails signieren, verschlüsseln oder entschlüsseln wollen.
Da die Sicherheit der verschlüsselten Daten von diesem Kennwort abhängt, sollte wie folgt gebildet werden:
- mindestens 8 Zeichen lang
- mindestens je eine Ziffer, einen Groß- und einen Kleinbuchstabe sowie ein Sonderzeichen aus % / ( ) + - , .
- keine Umlaute (ä,ö,ü,é,ø usw.)
- keine Worte oder Wort-Teile
- Klicken Sie auf Fertigstellen
- Klicken Sie auf OK
Sie befinden sich jetzt wieder im Vertrauensstellungscenter - klicken Sie auf Einstellungen
Das Fenster "Sicherheitseinstellungen ändern" offnet sich - klicken Sie bei Signaturzertifikat auf Auswählen
- wählen Sie Ihr zuvor installiertes Zertifikat aus und klicken auf OK
- Verfahren Sie bei der Auswahl des Verschlüsselungszertifikates ebenso
- Beenden Sie die Einstellungen "Sicherheitseinstellungen ändern" und klicken auf OK
- Beenden Sie die Einstellungen "Vertrauensstellungscenter" und klicken auf OK
4. versenden von verschlüsselten und/oder signierten E-Mail
- starten Sie Ihr Outlook
- verfassen Sie eine neue E-Mail
- klicken Sie auf die Symbole Signieren ( rote Schleife) und/oder Verschlüsseln (blaues Schloss)
- klicken Sie auf Senden, Sie werden zur Eingabe Ihres gewählten Kennwortes eingeben
- geben Sie Ihr Kennwort ein und klicken auf OK
- bei korrekter Eingabe wird Ihre E-Mail signiert/verschlüsselt versandt
5. empfangen von verschlüsselten und/oder signierten E-Mail
- Sie erkennen signierte oder verschlüsselte E-Mail's im Symbol im Posteingang
- bei verschlüsselter E-Mail müssen Sie die E-Mail öffnen (Doppelklick) und werden wieder zur Eingabe Ihres Kennwortes aufgefordert
- bei korrekter Eingabe wird Ihnen der Inhalt der E-Mail angezeigt, falls Ihre Eingabe falsch war bekommen Sie folgende Fehlermeldung
- Wiederholen Sie Ihre Eingabe
Achtung:
Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben, müssen Sie Ihr installiertes persönliches Zertifikat löschen und neu installieren.
Verfahren Sie wie folgt: - Windows 7 -> Start -> Alle Programme -> Zubehör -> Eingabeaufforderung: C:\WINDOWS\system32\certmgr.msc
- Windows 8/10 in die Suche certmgr.msc eingeben und Enter
- es öffnet sich Ihr Zertifikatmanager, gehen Sie zum Eintrag Eigene Zertifikate/Zertifikate, rechts wird Ihr installiertes persönliches Zertifikat angezeigt
- markieren Sie Ihr installiertes persönliches Zertifikat und klicken Sie auf löschen
- bestätigen Sie die Abfrage, ob Sie dieses Zertifikat löschen möchten mit "Ja"
- importieren Sie Ihr persönliches Softzertifikat wie in Punkt 3. beschrieben
6. mögliche Probleme
Problem: Sie wollen eine E-Mail verschlüsseln und erhaltene die Fehlermeldung "... es konnte kein Verschlüsselungszertifikat für ... gefunden werden." - Überprüfen Sie die Einstellungen in Ihrem Adressbuch, dort muss der Verzeichnisdienst der HU richtig eingerichtet sein
- klicken Sie auf Extras -> Kontoeinstellungen -> Adressbücher -> klicken Sie auf "Neu" -> wählen Sie Internetverzeichnisdienst (LDAP) -> Weiter -> tragen Sie als Servernamen "ldap.hu-berlin.de" ein -> klicken Sie auf "Weitere Einstellungen" -> Registerkarte "Suche" -> tragen Sie als Suchbasis "o=Humboldt-Universitaet zu Berlin,c=de" ein -> klicken Sie auf "OK" -> klicken Sie auf "Weiter" -> klicken Sie auf "Fertigstellen" -> schließen Sie die Kontoeinstellungen
- schließen Sie Ihr Outlook zwischendurch
- klicken Sie auf Extras -> Adressbuch -> Extras -> Optionen
