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Humboldt-Universität zu Berlin - Computer- und Medienservice

Barrierefreie PDF-Dokumente

In den letzten Jahren wurde viel Zeit darauf verwandt, Webseiten auf Barrierefreiheit zu überprüfen. Dabei wurde PDF-Dokumenten, die zu einem festen Bestandteil von Websites geworden sind, wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Das liegt daran, dass der Aufwand, ein PDF-Dokument barrierefrei zu gestalten, heutzutage noch sehr hoch ist. Es ist jedoch an der Zeit, erste Schritte auf diesem Gebiet zu tun.
Wir wollen hier vor allem beschreiben, was man in der Ursprungssoftware (z.B. Microsoft Winword) tun kann, um mit möglichst wenig Nacharbeit auszukommen.

Um möglichst auf Anhieb barrierefreie PDF-Dokumente zu erhalten, ist es notwendig, bereits beim Schreiben in Word einige Regeln zu beachten:

Eingescannte Dokumente ohne anschließende OCR-Erkennung sind grundsätzlich von Screenreadern nicht lesbar, weil die einzelnen Seiten als Bilder, quasi "abfotografiert", im PDF-Dokument abgelegt werden.

Ein "einfaches Word-Dokument" ist nach Umwandlung barrierefrei, wenn Sie die unten stehenden Hinweise beachten.

Ein Word-Dokument mit Tabellen und/oder Formularen ist nach Umwandlung in PDF nicht barrierefrei. Man benötigt Adobe Acrobat ab Version 7 und muss das entstandene PDF-Dokument nachbearbeiten.


Begriffe

pdf = portable document format
Screenreader = Bildschirminhalt-Vorlesesoftware

Ein einfaches Word-Dokument enthält:

  • Überschriften
  • Fließtext
  • Aufzählungszeichen
  • Grafiken/Bilder - Kopf- und Fußnoten

Es enthält keine Tabellen/Mehrspaltigkeit und keine Formulare.

 

Regeln für einfache Word-Dokumente zum Erstellen barrierefreier PDF-Dokumente

(getestet in MS Office Word 2003/Word 2007)

  1. Arbeiten Sie mit Format-Vorlagen!
  2. Benutzen Sie Tabs und keine Leerzeichen, um Einzüge zu machen
    (Leerzeichen werden vom Screenreader sehr unschön als Leerzeichen, Leerzeichen, Leerzeichen bzw. space, space, space ... vorgelesen.)
  3. Hinterlegen Sie für jede Grafik/jedes Bild samt einen Alternativ-Text (max. 255 Zeichen sind erlaubt)
  4. Legen Sie die Sprache des Dokumentes fest (deutsch, englisch, ...)
  5. Wählen Sie Farben mit hohem Kontrastverhältnis
    (Text schwarz, Hintergrund weiß)
  6. Vermeiden Sie es, wichtige Informationen in Kopf- und Fußzeilen zu platzieren, da diese nicht in die PDF-Struktur übernommen werden.
  7. Bitte berücksichtigen Sie bei Veröffentlichung des PDF-Dokuments, dass das Vorlesen Ihres PDF-Dokuments durch einen Screenreader überhaupt gestattet ist.
    Die Sicherheitseinstellung lautet: Kopieren zulassen oder
    Textzugriff für Sprachausgabeprogramme für Sehbehinderte zulassen.

Prüfung, ob das PDF-Dokument barrierefrei ist

Nach der Umwandlung des Word-Dokuments in ein PDF-Dokument kann man dieses mit Adobe Acrobat (ab Version 7) auf Barrierefreiheit prüfen lassen:

  • Wählen Sie den Menüpunkt Erweitert, dann Ausgabehilfe, dann vollständige Prüfung
    (schnelle Prüfung genügt nicht).
  • Es werden 7 Punkte vorgegeben, auf die geprüft werden kann.
    Haken Sie bitte alle 7 an.
  • Es werden die Fehler aufgelistet und Hilfen angeboten, wie man die Fehler in Adobe Acrobat beseitigt. Etliche Fehler kann man im Word-Dokument beseitigen und dieses erneut nach PDF umwandeln, wieder prüfen lassen ... (ein kleiner Kreislauf).

Lehrgänge

Hin und wieder bietet die Berufliche Weiterbildung Kurse zur Gestaltung barrierefreier PDF-Dokumente an. Sehr zu empfehlen!