Humboldt-Universität zu Berlin - Computer- und Medienservice

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Datenschutz-Informationen zu Mailinglisten gem. Art. 13/14 DSGVO

  1. Verantwortlich für die Bereitstellung des Sympa-Dienstes im Ganzen ist die Humboldt-Universität zu Berlin, vertreten durch die Präsidentin

    Frau Prof. Dr. Julia von Blumenthal
    Unter der Linden 6
    10099 Berlin

    Verantwortlich für die Administration und Moderation der einzelnen Mailinglisten sind die jeweiligen Listeneigentümer:innen. Diese sind in der Beschreibung der Liste genannt.
  2. Anmelden zu einer Mailingliste durch Nutzer:innen
    Bei Abonnement einer Mailingliste werden für die Dauer des Abonnements gespeichert:
    * die betroffene E-Mail-Adresse
    * der Zeitpunkt des Beginns des Abonnements
    Bei Mailinglisten mit Selbst-Registrierung ist es jederzeit möglich, die Mailingliste wieder zu verlassen. In diesem Fall werden Informationen zum Abonnement automatisch nach spätestens 60 Tagen gelöscht. An die Liste versendete Nachrichten bleiben gegebenenfalls im Listenarchiv (siehe unten) gespeichert und sind dort je nach Einstellung möglicherweise auch öffentlich einsehbar.

    Besuch der Weboberfläche/Sympa-Anmeldeseite
    Bei Besuch der Weboberfläche des Listenservers werden für die Dauer von 60 Tagen folgende Angaben gespeichert:
    * der Zeitpunkt des Webseitenaufrufs
    * die IP-Adresse des Clients
    * der aufgerufene Dateipfad ("URL")
    * die URL der verweisenden Webseite ("Referrer")
    * die Identifikationszeichenkette des aufrufenden Browsers ("User-Agent")

    Bei der Anmeldung an der Weboberfläche wird ein Session-Cookie erzeugt und gespeichert. Dieser wird für die Identifizierung des/der angemeldeten Nutzer:in während der Dauer der Browsersitzung benötigt. Das Session-Cookie wird anschließend gelöscht.

    E-Mail-Versand und -Empfang
    Für jede über eine Liste versendete E-Mail werden für einen Zeitraum von höchstens 60 Tagen gespeichert:
    * die Absenderadresse des Versenders
    * der Zeitpunkt des Versendens
    * die eindeutige Identifikationszeichenkette der Nachricht ("Message-ID")
    * die Empfängeradressen aller Abonnent:innen zum Versand-Zeitpunkt
    Im Falle der Nicht-Erreichbarkeit einer Abonnenten-Adresse werden für die Dauer des Abonnements die Zeitpunkte der ersten und letzten Zustellfehler, sowie deren Anzahl gespeichert.
    Beim Versenden einer Nachricht über eine Mailingliste werden allen Mitgliedern einer Liste automatisch mitgeteilt:
    * der Inhalt der Nachricht
    * die eigene Absenderadresse
    * der Versendezeitpunkt
    * eine eindeutige Identifikationszeichenkette der versendeten Nachricht
    * ggf. weitere, vom E-Mail-Client des Versenders hinzugefügte Informationen (z.B. User-Agent)

    Listenarchive
    Es ist Listeneigentümer:innen möglich, für Mailinglisten die Archivierung zu aktivieren. Ist die Archivierung aktiviert, wird jede Nachricht an die Liste für die Dauer des Archivierungszeitraums gespeichert. In der Beschreibung der Liste wird auf eine ggf. aktivierte Archivierung, die Archivierungsdauer und die Nutzergruppe, für die das Archiv einsehbar ist, hingewiesen.
  3. Die Rechtsgrundlage zur Datenverarbeitung bei der selbstgewählten Teilnahme an einer Mailingliste (Abonnement) ergibt sich aus der freiwilligen Einwilligung der Listenteilnehmer:innen gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO. Eine weitergehende Verarbeitung erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.
    Ausgenommen sind bestimmte Nutzungsverteiler der HU, deren Rechtsgrundlage sich aus Art. 6 Abs. 1 e), f) DSGVO iVm mit der BenO von CMS/UB und der Mitgliedschaft an der Humboldt-Universität ergibt.
  4. Soweit Sie eine Nachricht an die Liste schreiben, kann es sein, dass hiervon alle Mitglieder der Liste Kenntnis erhalten. Ein Newsletter ist standardmäßig so eingestellt, dass die Nachrichten nur an den:die Moderator:in/Listeneigentümer:in gesandt werden; diese:r kann die Nachricht an alle Teilnehmer:innen freigeben. Ansonsten werden keine Daten an Dritte weitergegeben. Der technische Dienst wird HU-intern durch den CMS (Computer- und Medienservice) bereitgestellt.
  5. Bei selbsteingetragenen Listenabonnements werden die Daten Ihres Abonnements bis zur Einstellung der Mailingliste oder bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung bzw. bis zum Widerspruch gespeichert.
  6. Soweit die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung geschieht (Art 6 Abs. 1 a) DSGVO), steht Ihnen das Recht zu, die Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen für die Zukunft zu widerrufen. Der Widerruf berührt hierbei nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung. Mit Widerruf werden Sie aus der Mailingliste gelöscht und erhalten keine Mails über die Mailingliste mehr. Nutzen Sie für den Widerruf entweder den Unsubscribe-Link am Ende jeder E-Mail oder wenden Sie sich die Eigentümer:innen der entsprechenden Mailingliste. Diese finden Sie in der Listenbeschreibung.
  7. Soweit die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 e), f) DSGO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO). Legen Sie Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, die Verantwortlichen können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geldtendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
    Der Widerspruch kann formfrei eingelegt werden. Wenden Sie sich hierzu an die in den Mails oder der Listenbeschreibung angebenen Eigentümer:innen der jeweiligen Mailingliste.
  8. Mailinglisten, über die 15 Monate lang keine E-Mail verschickt wurde oder denen kein:e HU-Angehörige zugeordnet werden können, werden automatisch geschlossen. Unabhängig vom Grund der Schließung werden die Daten noch zwei Monate aufbewahrt und dann endgültig gelöscht.
  9. Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie ferner das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO). Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Übertragung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, wenn die die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Art. 20 DSGVO).
  10. Sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Datenschutzbestimmungen verstößt, haben Sie das Recht, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden, zum Beispiel an die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Berlin (Art. 77 DSGVO).
  11. Sie können sich ferner an die Behördlichen Datenschutzbeauftragten der Humboltd-Universität zu Berlin wenden.
    Tel: +49 (30) 2093-20020
    E-Mail: datenschutz@uv.hu-berlin.de