E-Mails sichern beim Verlassen der HU
Beim Verlassen der HU oder z.B. beim Wechsel von einem Studierendenaccount zu einem Mitarbeiter:innenaccount geht mit der Sperrung des Accounts auch der Zugang zu dort gespeicherten Mails verloren. Diese können vorher gesichert werden.
Für Beschäftigte: Bitte beachten Sie, dass Sie u.U. nicht alle Ihre Mails "mitnehmen" dürfen. Wenn diese rein dienstliche Daten enthalten oder sich z.B. auf rein interne Prozesse der HU beziehen, würde das Speichern in einem externen Account eine Ausleitung dienstlicher Daten und damit einen Bruch des Datenschutzes bedeuten.
Mails in einem anderen E-Mail-Account abspeichern
Zwischen Imap-Konten können E-Mails zwischen verschiedenen Accounts kopiert werden, sobald diese im selben Client konfiguriert sind. Anleitungen zur Einrichtung verschiedener E-Mail-Clients (z.B. Thunderbird) finden Sie auf unserer Webseite.
Sobald beide Konten eingerichtet sind, können Mails im Quellaccount markiert und über einen Rechtsklick -> Kopieren nach in den Zielaccount kopiert werden. Der CMS empfiehlt, Mails nur zu kopieren statt zu verschieben. Als Zielaccount können auch lokale Ordner im E-Mail-Client verwendet werden, jedoch sind entsprechende Mails nur auf diesem Gerät verfügbar.
Einzelne oder mehrere Mails können in nahezu jedem Desktop- oder Mobil-Client zwischen verschiedenen Ordnern bzw. Postfächern kopiert werden. Das Vorgehen ist dabei dasselbe wie beim Kopieren oder Verschieben innerhalb eines Accounts.
Nach dem Auswählen einzelner oder mehrerer Mails können diese über das Kontextmenü ("Kopieren in", Zielaccount auswählen, Ordner auswählen) kopiert werden.
Nach dem Kopieren stehen die die Mails im Zielordner zur Verfügung.
Analog können auch ganze Ordner kopiert oder verschoben werden (Kontextmenü eines Ordners, "Kopieren in", Zielaccount auswählen, Ordner auswählen). Ausgewählte Ordner werden dabei als Unterordner des ausgewählten Zielordners angelegt.
Mails lokal abspeichern
Mails aus dem HU-Account können auch lokal abgespeichert werden. Der einfachste Weg dafür ist das Ablegen in lokalen Ordnern im Mail-Client -- dieser Weg ist komplett analog zum Kopieren in einen anderen Imap-Account. Bitte beachten Sie, dass lokale Ordner dem Namen entsprechend nur auf Ihrem Gerät existieren und im Normalfall nicht synchronisiert werden.
Sollen Mails lediglich als Sicherungskopie erhalten werden, aber nicht aktiv in einem Mail-Client benötigt werden, können diese als normale Dateien exportiert werden. Installieren Sie dazu z.B. das Thunderbird-AddOn ImportExportTools NG. Nach erfolgreicher Installation können Sie kompletten E-Mail-Konten oder ausgewählte Ordner als lokale Dateien exportieren.
Beim Export einzelner Ordner (Kontextmenü eines Ordners, "ImportExportTools NG", "Ordnerexport (Mbox)", "Als Mbox-Datei") kann zusätzlich das Format ausgewählt werden, in dem die Daten gespeichert werden. Zur Auswahl stehen mbox-Dateien (eine einzelne Datei, die alle Mails enthält), oder strukturierte Formate mit einzelnen Dateien pro Mail.
Mails importieren
Ein Import zuvor exportierter Daten ist auf dem umgekehrten Weg möglich. Über die ImportExportTools NG in Thunderbird können Mails aus verschiedenen Quellen bzw. Formaten importiert werden. Geben Sie dazu die zuvor beim Export erstellten Dateien an.
Sollten Sie einen Auszug Ihres Postfachs bzw. Ihrer persönlichen Daten angefordert haben und keinen Zugang zu Ihrem HU-Account haben, stellen wir Ihnen Ihre Mailbox in einem Format zur Verfügung, das mit Hilfe der ImportExportTools NG einfach importiert werden kann. Dieses Format ist an das maildir-Format angelehnt, das auch auf den Mailservern eingesetzt wird. Darin entsprechen Ordner im Dateisystem den Ordnern in Ihrer Mailbox und einzelne Mails sind Dateien im Dateisystem. Mails sind im maildir-Format nach dem Zeitstempel der Zustellung benannt und haben das eml-Format.
Um Mailboxen einfacher bereitstellen zu können, sind diese als tar.gz-Archiv gepackt.
Der Export im mbox-Format (Kontextmenü des Zielordners, "ImportExportTools NG", "mbox-Dateien importieren", Alle "Mbox-Dateien aus dem Verzeichnis (mit SDB-Struktur") nutzt die SDB-Struktur, um Ordner und Mails innerhalb eines Ordners voneinander zu trennen. Über den entsprechenden Menüpunkt kann diese Struktur auch importiert werden. Bitte beachten Sie, dass mbox-Dateien nur in lokale Ordner importiert werden können.
Nach dem Import steht die Ordnerstruktur wie vor dem Export zur Verfügung.
Neben kompletten Ordnern können auch einzelne Mails importiert werden (Kontextmenü des Zielordners, "ImportExportTools NG", "EML-Nachrichten importieren", "Einzelne EML-Nachrichten").
Anschließend müssen die zu importierenden Mails im Datei-Browser ausgewählt werden. Unter Windows sollten diese die Dateiendung .eml haben.
Nach erfolgreichem Import werden die Mails analog im ausgewählten Ordner angezeigt, als wären sie dorthin zugestellt oder kopiert bzw. verschoben worden.
Die bereitgestellten Mailbox-Auszüge sind so angelegt, dass Sie in Thunderbird importiert werden können. Entpacken Sie dazu zunächst das von uns bereitgestellte Archiv.
Unter Windows können Sie dazu das Programm 7-Zip verwenden, Unix/Linux und MacOS können dieses Format im Normalfall direkt entpacken.
Auf einer Kommandozeile (Windows 10, Windows 11, MacOS, Unix/Linux) entpacken Sie tar.gz-Archive mit tar -xzf huaccount.tar.gz.Nach dem Entpacken haben Sie einen Ordner mit dem Namen Ihres HU-Accounts, der die Mails der zugehörigen Mailbox enthält.
Für den Import in Thunderbird erstellen Sie zunächst im Ziel-Account bzw. in den lokalen Ordnern einen Ordner für die Mails des HU-Accounts.
Wählen Sie anschließend im Kontextmenü dieses Ordners aus, aus welcher Quelle Sie Mails importieren wollen (Kontextmenü des Zielordners, "ImportExportTools NG", "EML-Nachrichten importieren", "Alle EML-Nachrichten aus einem Verzeichnis und Unterverzeichnissen").
Wählen Sie anschließend den aus dem Mailbox-Archiv entpackten Ordner aus.
Es werden nun alle Mails samt Ordnerstruktur hierarchisch importiert und können anschließend in Thunderbird eingesehen werden. Bitte beachten Sie, dass importierte Mails standardmäßig nicht als gelesen markiert sind.
