Direkt zum InhaltDirekt zur SucheDirekt zur Navigation
▼ Zielgruppen ▼

Humboldt-Universität zu Berlin - Computer- und Medienservice

E-Mail-Tips

Spam-E-Mails separieren "lassen"

Sie haben folgende Möglichkeiten, Spam zu erkennen:
  • Auswertung der Zeile "X-Spam-Flag= Yes", die wir als Kopfzeile in eine E-Mail einfügen, wenn eine hohe Wahrscheinlichkeit für Spam spricht.
    • Dieses Merkmal kann mit einem selbst definierten Filter im Mailprogramm erfolgen, der z.B. das Verschieben in einen separten Ordner bewirkt. Das passiert in dem Moment, wenn die E-Mail gelesen wird.
    • Automatische Auswertung dieses Merkmals und direkte Zustellung von Spam-E-Mails in den Ordner "AutoClean-Spam" mit der Löschung nach 12 Wochen. (Aktivierung mit Zustimmung zu diesem Verfahren: fvf-Webseite) Dadurch wird die Inbox (Posteingang) von Spam-E-Mails entlastet, d.h. Sie bekommen diese E-Mails gar nicht erst angezeigt (auch Phishing-E-Mails werden meistens als Spam bewertet). Zur Kontrolle sollten Sie sporadisch den Ordner "AutoClean-Spam" kontrollieren.
  • Nutzung der in einigen Mailprogrammen vorhandenen Spam-Erkennung
E-Mails schreiben
  • E-Mails sind bzgl. der Vertraulichkeit mit einer Postkarte vergleichbar. Sensible Informationen sollten darum nur in verschlüsselter Form verschickt werden. (persönliche Zertifikate zum Verschlüsseln von E-Mails)
  • Geben Sie ein aussagefähigen Betreff (Subject) an.
  • Vermeiden Sie, dass jede E-Mail zusätzlich im HTML-Format generiert wird. Nicht jedes Mailprogramm kann dieses Format darstellen.
  • Formatierungen und Farben können beim Empfänger die Lesbarkeit erschweren.
  • Signaturen sollten kurz sein (keine "Lebensläufe").
  • Verzichten Sie auf nutzlose Erklärungen (Disclaimer) am Ende der E-Mail, z.B. zur rechtlichen Relevanz, falls Sie sich mit der Empfängeradresse geirrt haben und ein Unbeteiligter die E-Mail erhält.
  • Vermeiden Sie, große Datenmengen im Anhang zu verschicken. Der Austausch umfangreicher Dokumente ist leichter per Web möglich (CMS-Homepage, A bis Z, Dateiaustausch). Und damit wird Ihr Sent-Ordner auch entlastet.
E-Mails beantworten
  • Benutzen Sie nicht die Funktion "Beantworten" (Reply), wenn Ihr Anliegen gar nichts mit der ursprünglichen E-Mail zu tun hat.
  • Wenn beim "Beantworten" die ursprüngliche E-Mail zitiert wird, grenzen Sie das Zitat auf wesentliche Bestandteile ein, insbesondere wenn die E-Mail mehrfach zwischen den Beteiligten hin und her geht.
  • Antworten Sie nicht auf Spam-E-Mails.
  • Ignorieren Sie Phishing-E-Mails, hier ein paar Erkennungsmerkmale:
    • Bewerten Sie die "From-" und vor allem die "Reply-To-"Adresse. Wenn diese nicht auf "hu-berlin.de" enden, stammen sie garantiert nicht vom CMS.
    • Sie können sich alle Kopfzeilen der E-Mail anzeigen lassen und auf die "Received."-Zeilen schauen. Wenn (Rechner-) Namen auftauchen, die nicht auf "hu-berlin.de" enden, dann kommt die E-Mail nicht von uns.
    • Bewerten Sie den Text der E-Mail kritisch nach Verständlichkeit, Ausdruck und Satzaufbau.
    • Werden nicht nachweisbare oder fadenscheinige Gründe für einen Abgleich Ihrer persönlichen Daten, wie Account, Passwort, Alter, ... angeführt? Mussten Sie uns gegenüber jemals solche Auskünfte erteilen? Nein!
    • Sollen Sie die Angaben auf einer Webseite machen, deren Adresse (Link) in der E-Mail steht? Die dahinterliegende Web-Adresse sehen Sie, wenn Sie den Mauszeiger darauf positionieren. Ein Link von uns hätte die Form "https://xyz.cms.hu-berlin.de/weitere_Angaben". "xyz" z.B. www, www3, ... Wir vermeiden aber prinzipiell das Verschicken von Links, wenn es um sicherheitsrelevante Anwendungen geht und Beschreiben den Weg zu dem Link verbal (A bis Z, Mail, ...).
    • Ist die E-Mail sinnvoll unterzeichnet, also wer konkret möchte Daten von Ihnen haben, steht eine unserer Telefonnummern mit dabei?
    • Fragen Sie uns bei Unklarheiten. Helfen Sie ausländischen Studenten, die die deutsche Sprache eventuell nicht gut beherrschen.
E-Mails speichern und löschen
  • Strukturieren Sie Ihre E-Mails durch die Benutzung von Ordnern.
  • Löschen Sie E-Mails! (Speichermedien kosten Geld)
  • E-Mails, die Sie in Ihrem E-Mailprogramm nicht mehr sehen, können auf dem IMAP-Server noch gespeichert sein, darum sollten Ordner regelmäßig "verdichtet" werden (Cursor auf den Ordner, rechte Maustaste). Kontrollieren Sie bitte die Optionen zum Löschen einer E-Mail in Ihrem E-Mailprogramm.
  • Die Ordner "Sent" ("Gesendete Objekte") und "Trash" (Papierkorb") gehören zu denen, die sich häufig "unbeobachtet" füllen und ein erhebliches Datenvolumen erreichen. Prüfen Sie den Bestand in diesen Ordnern ebenfalls regelmäßig. (Trash leeren)
  • Benutzen Sie eine E-Mail-Weiterleiterleitung mit gleichzeitigem Speichern in Ihrer CMS-Mailbox nur dann, wenn Sie Ihre CMS-Mailbox regelmäßig beräumen.

postmaster@hu-berlin.de
12.05.2011