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Humboldt-Universität zu Berlin - Computer- und Medienservice

Electronic Mail - eine Einführung

In den nächsten Abschnitten möchte ich Grundlagen der Nutzung von E-Mail erläutern:

  1. Wofür ist E-Mail überhaupt zu gebrauchen?
  2. Wie bekomme ich eine Mailbox im CMS?
  3. Von wo aus kann ich auf meine Mailbox zugreifen?
  4. Was hat es mit dem Benutzerkennzeichen auf sich?
  5. Wie sehen E-Mail-Adressen aus?
  6. Kann ich Adressbücher nutzen?
  7. Wie finde ich E-Mail-Adressen?
  8. Kann ich meine E-Mails ordnen?
  9. Was ist eigentlich unter POP und IMAP zu verstehen?
  10. Wie ist eine E-Mail aufgebaut?

Was kann man nun mit E-Mail machen?

Einfach gesagt das, was man mit der konventionellen Briefpost auch machen kann, nur dass der Computer zusammen mit einem Mailtool (Mailprogramm) als Schreibtisch und Briefkasten in einem benutzt wird! Auf diese Weise können Informationen unterschiedlichsten Typs weltweit zwischen Computer-Nutzern innerhalb weniger Minuten ausgetauscht werden.
Der Begriff des „Mailens" steht für eine ganze Reihe von Tätigkeiten:
  • den Briefkasten leeren
  • Briefe lesen, schreiben, beantworten
  • Briefe abschicken oder weiterleiten
  • Anlagen einfügen oder herauslösen
  • empfangene Briefe oder Kopien geordnet ablegen
  • Adressbücher führen u. a.
Das Postamt, um bei diesem einfachen Vergleich zu bleiben, ist dabei nichts weiter als ein Computer im CMS, auch Mailserver genannt, auf dem sich die Briefkästen (Mailboxen) der Nutzer befinden. Dieser Mailserver ist in den weltweiten Mailaustausch integriert.
Es gibt auch darüber hinausgehende Funktionen, die durch den Einsatz von Computern erst möglich und sinnvoll werden:
  • Rundschreiben ohne aufwendige Vervielfältigungsarbeiten initiieren
  • Dokumente unterschiedlichen Typs in Form von Anlagen mit verschicken, das reicht vom einfachen Text über Bilder, Tonkonserven bis zum Videoclip
  • Teilnahme an thematischen Diskussionsforen, d. h. eine Frage an alle Teilnehmer stellen und auf viele kompetente Antworten hoffen (Listserver)

Wie bekommen Sie eine Mailbox im CMS?

Die Einrichtung einer Mailbox (und die Nutzung anderer Dienste des CMS) ist an einen Auftrag gebunden. Einzelheiten dazu finden Sie bei Bedarf in unseren Web-Seiten („Account" im Schlagwortregister der CMS-Home-Page). Sie finden dort Hinweise für Mitarbeiter und Studierende der HU. Die Bearbeitung der Aufträge erfolgt arbeitstäglich durch die Benutzerberatung des CMS.
Wenn Sie sich für eine Mailbox (HU-Account) bei uns entscheiden, schauen Sie sich bitte auch die Benutzungs- und Gebührenordnung für den Computer- und Medienservice und die Universitätsbibliothek an („Ordnungen" im Schlagwortregister).

Wo können Sie Electronic Mail nutzen?

Im Prinzip überall dort, wo Zugang zum Internet besteht. Also von jedem PC oder Laptop, der in das Campus-Netz der Humboldt-Universität integriert ist, einschließlich der Arbeitsplätze in den öffentlichen Computerpools, oder der via Internet Zugang zum Campus-Netz hat.
Eine weitere Variante ist web-basiert. Der Zugriff auf die URL http://webmail.cms.hu-berlin.de führt zu einem Mailtool. Sie können somit von einem beliebigen PC im Internet, auf dem ein Web-Browser vorhanden ist, auf Ihre Mailbox zugreifen.
Der Komfort beim Bearbeiten der E-Mails wird dabei auch von der Leistungsfähigkeit des benutzten Rechners, der Übertragungsgeschwindigkeit und dem verwendeten Mailtool abhängen. Sie werden auch nicht auf allen Rechnern identische Mailtools vorfinden. In einem PC-Pool mit ständig wechselnden Benutzern ist nicht jedes Mailtool einsetzbar. Für Ihren eigenen PC haben Sie das weitgehend selbst in der Hand.

Das Benutzerkennzeichen ­ der Account ­ das Konto

Wenn Sie sich entschlossen haben, eine Mailbox im CMS zu benutzen, dann erhalten Sie Ihr Benutzerkennzeichen, auch als HU-Account oder als Konto bezeichnet. Dieses bis zu 8 Zeichen lange kryptische Wort hat Ähnlichkeit mit Ihrem Namen und ist zusammen mit dem Passwort der Schlüssel zur Nutzung des Internet von Rechnern des CMS aus oder für den Zugang zum Campus-Netz von zu Hause aus. Das Passwort müssen Sie geheim halten und in jährlichen Abständen neu setzen. Sie sollten es auch nicht auf dem PC, im Mailtool oder in einer Verbindungs-Prozedur fest ablegen, weil es dort von anderen Personen einsehbar ist.
Mit dem HU-Account sind weitere Möglichkeiten verbunden, die Sie bei Bedarf nutzen können.
So können Sie z. B. auf den öffentlichen Arbeitsplätzen des CMS arbeiten. Weiterhin ist mit dem HU-Account ein so genanntes Home-Verzeichnis verbunden, das ­eine gewisse Menge Speicherplatz auf Festplatten des CMS (auf einem Fileserver) darstellt, die exclusiv Ihnen für die Speicherung von Daten zur Verfügung steht.
Der HU-Account ist schlichtweg der Identifikator für Ihre Mailbox, Ihre E-Mail-Adresse, für Ihre auf Datenträgern im CMS abgelegten Daten und für den Zugang zum Campus-Netz.

Wie sehen E-Mail-Adressen aus?

Sie wissen bereits, dass der HU-Account auch die Mailbox identifiziert. Eine Mailbox ist im einfachsten Fall eine Datei, in der die einzelnen E-Mails aneinander gereiht liegen. Diese Mailbox war ursprünglich nur an einem konkreten Rechner verfügbar, so dass eine E-Mail-Adresse aus dem HU-Account und dem Rechnernamen gebildet wurde. Beide Bestandteile wurden durch das Zeichen „@" (als „at" gesprochen) verbunden, also HU-Account@rechnername.
Wie werden Rechner im Internet benannt?
An dieser Stelle wird ein hierarchisches Namenssystem verwendet, das so genannte Domain Name System (DNS).
Für unsere Humboldt-Universität haben wir den Domainnamen „hu-berlin.de" reserviert. Das heißt einfach, dass es in Deutschland (Länderkürzel „de") die Domain „hu-berlin" gibt.
Auf der obersten Ebene (Top Level Domain ­TLD) sind die international genormten zweistelligen Länderbezeichnungen (ISO 3166) und weitere Bezeichnungen zulässig (siehe aktuell Internet Corporation for Assigned Names and Numbers:
  • com für kommerzielle Organisationen
  • org für nicht kommerzielle Organisationen
  • net für netzbezogene Organisationen
  • edu für Bildungs- und wissenschaftliche Organisationen
  • gov für Behörden
  • mil für militärische Organisationen
  • int für internationale Organisationen
  • Ab und zu werden auch neue TLDs eingeführt.
    • biz, info, name, pro, aero, coop und museum im Jahr 2000
    • eu im Jahr 2006
Der Eigentümer einer Domain kann nun nach eigenem Ermessen diesen Namensraum weiter strukturieren, indem er so genannte Subdomains einführt. So ist z. B. die Subdomain informatik für das Institut Informatik an der Humboldt-Uni vereinbart oder cms für den CMS der HU. Das ergibt zusammengesetzt informatik.hu-berlin.de bzw. cms.hu-berlin.de als Domainnamen für eine Unterstruktur in der HU. Die nächste Hierarchiestufe bezeichnet im Allgemeinen schon einen Rechner, z. B. amor in der Domain cms.hu-berlin.de, so dass der vollständige Rechnername amor.cms.hu-berlin.de lautet.
Damit kann ich nun wieder auf E-Mail-Adressen zurückkommen, denn diese Namensregeln gelten hier ebenfalls. Allerdings wird heute nicht mehr die Mailbox auf einem konkreten Rechner adressiert, sondern einfach in einer Domain. Unsere E-Mail-Adressen an der Humboldt-Universität sehen formal wie folgt aus:
account@subdomain.hu-berlin.de
Der Betreiber des von Ihnen benutzten Maildienstes teilt Ihnen den account und die subdomain mit. Wir benutzen an der Universität verschiedene Subdomains, um bei der Adressierung flexibler sein zu können. Ein Benutzer kann dann durch seine E-Mail-Adresse seine Zugehörigkeit zu einer bestimmten Fakultät oder zu einem Institut zum Ausdruck bringen. Beispiele für Subdomains sind agrar, chemie, informatik oder culture. Benutzer am CMS können weiterhin unsere alte Subdomain rz oder besser staff benutzen und Studierende mit einer Mailbox am CMS student. Darüber hinaus können Mitarbeiter bei Bedarf auch eine der zugelassene „fachspezifische" bzw. „traditionelle" Subdomain benutzen.
Damit ist der „hintere" Anteil einer E-Mail-Adresse erklärt, für den vorderen Anteil gibt es neben dem Account auch noch die Möglichkeit, eine „schöne" Bezeichnung zu verwenden ­ Alias genannt. Das ist lediglich ein zweites Namensschild an Ihrem Briefkasten. Wir bieten unseren Benutzern standardmäßig vorname.nachname an (bei Namensgleichheiten durch Ziffern ergänzt). Sie erhalten diesen Vorschlag nach Einrichtung des HU-Accounts schon per E-Mail, denn Ihre primäre E-Mail-Adresse mit dem HU-Account ist stets benutzbar.
Der beschriebene Aufbau von E-Mail-Adressen gilt nicht nur bei uns an der HU. Sie werden immer einen Identifikator (hier mal xyz0814 ...) für die Mailbox und eine Domain benötigen, etwa
  • xyz0814@uibk.ac.at für Uni Innsbruck im akademischen Netz Österreichs
  • xyz0814@t-online.de für T-Online Deutschland
  • xyz0814@gmx.de für GMX Deutschland
Nationale Sonderzeichen wie Umlaute und „ß" sind in E-Mail-Adressen nicht zulässig. Leerzeichen oder Kommas gelten als Trennzeichen, sie gehören nicht zu einer E-Mail-Adresse.

Kann ich Adressbücher nutzen?

Unter einem Adressbuch versteht man ­ vereinfacht ausgedrückt ­ eine Sammlung von (Personen-)Namen und ihren E-Mail-Adressen. Einen solchen Eintrag versieht man meistens noch mit einem Kurznamen (Alias, Nickname) und eventuell ergänzenden Informationen (Arbeitsgebiet, Telefon, Postadresse ...).
Ein Adressbuch können Sie „privat" führen. Das Adressbuch befindet sich auf Ihrem eigenen Rechner im Zusammenhang mit dem dort installierten Mailtool oder in einem Ihnen zugeordneten Speicherbereich, wenn Sie ein Mailtool auf unseren öffentlichen Rechnern benutzen. Da es keinen automatischen Abgleich für Adressbücher gibt, können Sie je nach Arbeitsplatz nicht auf ein und dasselbe Adressbuch zurückgreifen! Fast alle Mailtools unterstützen private Adressbücher.
Ein Problem, das bei der Nutzung eines privaten Adressbuches auftreten kann, ist der Wechsel des Mailtools selbst. Die Form der Speicherung der Informationen im privaten Adressbuch hängt vom Mailtool ab. Mitunter sind Funktionen (Import, Export) zur Übernahme der Einträge in ein anderes Mailtool verfügbar, die mehr oder weniger gut funktionieren. Diese Möglichkeit kann bei der Auswahl eines Mailtools wichtig sein.

Wie finde ich E-Mail-Adressen?

Erraten
Eine schlechte Variante ist das Erraten von E-Mail-Adressen mit der Ausnahme: Die Adresse postmaster@domainname für den E-Mail-Administrator sollte es in jeder Domain geben. Das gilt auch, wenn Ihnen unsere Regel mit dem Alias vorname.nachname bekannt ist. Namensgleichheiten sind keine Seltenheit, so dass für den „später" kommenden Benutzer ein modifizierter Alias vorname.nachname.1 festgelegt werden muss. In einem solchen Fall würde Ihre E-Mail erfolgreich dem Inhaber der ersten Adresse zugestellt werden, obwohl Sie eigentlich der anderen Person schreiben wollten. E-Mail-Adressen, die im Namensbestandteil (vor dem „@") nur einen Vornamen oder einen Nachnamen enthalten, sind gewissermaßen „anfällig" für Verwechselungen. So führen Schreibfehler an dieser Stelle mitunter auch zu gültigen Adressen, also zu einer „erfolgreichen" Zustellung an den falschen Mailpartner!
Merken
Die beste Variante ist natürlich die genaue Kenntnis der E-Mail-Adresse, die eigene(n) eingeschlossen. Merken Sie sich dazu den Absender einer erhaltenen E-Mail. Sie können aber auch die E-Mail einfach aufheben (Verbraucht Speicherplatz auf Festplatten!) oder die Adresse in das persönliche Adressbuch übernehmen. In einigen Mailtools geht dies automatisch.
Wie sieht die Zeile in einer E-Mail aus, in der der Absender zu finden ist?
From: kommentar <mailadresse> oder From: „kommentar" <mailadresse>
Hat ein Nutzer mehrere Mailboxen zur Verfügung, dann kann er zusätzlich die bevorzugte E-Mail-Adresse angeben:
Reply-To: kommentar <mailadresse> oder Reply-To: „kommentar" <mailadresse>
Die E-Mail-Adresse steht innerhalb der spitzen Klammern, der Kommentar kann z. B. der Name des Senders oder die Kurzbeschreibung einer Liste sein, deren Abonnent Sie sind. Beide Felder sind mitunter auch vertauscht. Es hängt vom benutzten Mailtool und den Einstellungen ab, ob und wie Sie diese Zeilen angezeigt bekommen.
Die Übernahme einer E-Mail-Adresse aus der E-Mail in das Adressbuch wird von den Mailtools meistens direkt unterstützt, bei älteren muss man die Eingaben selbst vornehmen.
In Ihrem Adressbuch können Sie sich auch Adresslisten aufbauen, z. B alle E-Mail-Adressen der Angehörigen Ihrer Arbeitsgruppe. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn Sie häufig an einen gleichen Teilnehmerkreis E-Mails verschicken müssen.
Öffentliche Adressbücher
Neben diesen privaten Adressbüchern bieten Einrichtungen zunehmend öffentliche Adressbücher an, die auf so genannten LDAP-Servern zu finden sind. Einen oder mehrere solcher LDAP-Server können Sie an Ihr privates Adressbuch gewissermaßen anhängen. Die Suche nach E-Mail-Adressen kann dann auf diese Server ausgedehnt werden. In der Regel sind Suchkriterien erforderlich, um überschaubare Ergebnisse zu erhalten. Nur mal schnell nach „Schmidt" an der Humboldt-Universität zu suchen, wird sicher nicht sehr erfolgversprechend sein. Wenn eine Person mit der E-Mail-Adresse in einem für Sie zuverlässig erreichbaren LDAP-Server zu finden ist, dann ist eine Übernahme in das Adressbuch eigentlich nicht nötig. Auch erhalten Sie so immer die aktuelle E-Mail-Adresse, entsprechende Pflege des LDAP-Servers vorausgesetzt. Sie sollten jedoch bedenken, dass Sie eventuell nicht permanent mit dem Netz (LDAP-Server) verbunden sind und darum wichtige E-Mail-Adressen für die Erstellung einer E-Mail doch in Ihrem privaten Adressbuch haben.
Der Zugriff auf LDAP-Server bietet prinzipiell die Möglichkeit, Personen und ­ auf unser Thema bezogen ­ deren E-Mail-Adressen nach bestimmten Kriterien herauszusuchen (z. B. Arbeitsgebiet, Institut). Das hängt vom Inhalt der benutzten Datenbasis ab und hat natürlich auch einen Bezug zum Datenschutz.
Weiterhin gibt es „internationale" Adressbücher, wie z. B. „Switchboard" oder „Verisign Directory", die in einigen Mailtools voreingestellt sind. Es gibt dazu auch weitere, z. T. kostenpflichtige Angebote im Internet. Die Ergebnisse einer Suche können qualitativ sehr unterschiedlich sein, je nachdem wie der Anbieter eines solchen Adressdienstes sucht bzw. das Adressbuch pflegt. Letzteres gilt natürlich auch für das eigene Adressbuch wie auch für das öffentliche der Universität. Informationen, ob eine Einrichtung einen öffentlichen Adress-(LDAP-)Server anbietet und wie man ihn benutzen kann, erhalten Sie über deren WWW-Server.

Kann ich meine E-Mails ordnen?

Ja, das kann nach mehreren Gesichtspunkten erfolgen. Beim Öffnen der Mailbox wird eine Übersicht der vorhandenen E-Mails erzeugt, von der aber nur ein Ausschnitt sichtbar ist. Die E-Mails sind dabei nach gewissen Kriterien sortiert. Oft ist die Sortierung nach dem Sendedatum eingestellt, wobei auf- oder absteigend sortiert sein kann. Diese Kriterien lassen sich im Rahmen der Möglichkeiten des verwendeten Mailtools ändern.
Ordner
Eine andere Variante, E-Mails zu ordnen, ist das Einsortieren in Ordner, auch Folder genannt. Ein Ordner ist auch nur eine weitere Mailbox, deren Nutzung in Ihrem Ermessen liegt. Die Kriterien, wonach Sie Ihre E-Mails ordnen, legen Sie selbst fest, etwa nach dem Absender, dem Betreff (Subject) oder inhaltlichen Merkmalen. Das hängt auch von den Möglichkeiten Ihres Mailtools ab. Die E-Mails werden dann beim Abfragen der Inbox (Posteingang) in die benannten Ordner gebracht. Benutzen Sie mehrere Mailtools, dann müssten Sie die Filter in jedem Mailtool pflegen. Wir bieten inzwischen auch die Möglichkeit an, E-Mails bereits während der Zustellung gemäß Ihren Filtern in entsprechende Ordner einzusortieren. Die Filter erstellen Sie sich mit unserer Webseite fvf-WebSeite. Filter in den Mailtools sind dann nicht mehr erforderlich. Anwendung solcher Regeln gehört sicher etwas Übung, die Anwendung lohnt sich wohl erst ab einem gewissen E-Mail-Aufkommen. Ihre E-Mails sind dann schon vorsortiert, dafür müssen Sie zwischen den Ordnern öfter hin- und herschalten.
Ordner müssen natürlich auch Namen erhalten, die relativ frei gewählt werden können. Auf Sonderzeichen sollten Sie dabei besser verzichten. Die Namen INBOX, inbox, Mbox, mbox Mail, mail, In, Out, Sent, Unsent, Drafts, Templates, AutoCleanSpam und Trash werden in der Regel von den Mailtools selbst benutzt. INBOX und inbox bezeichnen Ihre Inbox (Posteingang), die Ihre eingehenden E-Mails aufnimmt.
Wo befinden sich die Ordner?
An dieser Stelle ist es wichtig darüber nachzudenken, wo sich solche Ordner tatsächlich befinden. Ausgehend von einem PC mit einem Mailtool können Ordner auf der lokalen Festplatte angelegt werden. Sie haben in Verbindung mit dem HU-Account am CMS auch Speicherplatz auf dem IMAP-Server für Ordner zur Verfügung. Sie müssen nur daran denken, dass Sie auf Ordner, die auf der Festplatte eines PCs oder Laptops liegen, nur dann zugreifen können, wenn Sie an diesem Gerät arbeiten. Ein typischer Fall, wenn Sie mehrere Arbeitsplätze (Uni, zu Hause) nutzen.
Es gibt also an dieser Stelle Probleme, die umso gravierender sind, je mobiler Sie sich bzgl. des Arbeitsplatzes verhalten (müssen). Die Lösung dafür heißt IMAP statt POP. Beides wird im nächsten Abschnitt besprochen.
E-Mails beanspruchen Speicherplatz, egal ob sie in der Inbox, in Ordnern, oder auf der Festplatte Ihres PC. Daher sollten Sie bitte das Löschen überflüssiger E-Mails nicht versäumen. Außerdem wird der Zugriff des Mailtools auf viele E-Mails, viele Ordner sehr volle Oerdner langsamer.

Was ist POP bzw. IMAP?

POP (Post Office Protocol) und IMAP (Internet Message Access Protocol) sind Regeln, die beschreiben, was ein Mailtool mit den auf einem Mailserver vorhandenen E-Mails eines Nutzers machen kann.
Dazu gehören z. B.:
  • Anmeldung des Benutzers auf dem Server mit Nachweis der Berechtigung (HU-Account und Passwort)
  • anzeigen, lesen (übertragen zum PC) oder löschen von E-Mails
  • Abmeldung des Benutzers
Ein POP-Server ist nun einfach ein Rechner, der Ihnen den Zugriff auf eingetroffene E-Mails mit einem Mailtool gestattet, das dafür das POP-Protokoll verwendet; analog gestattet ein IMAP-Server den Zugriff nur solchen Mailtools, die das IMAP-Protokoll verwenden. Wir bieten nur noch IMAP-Server an.
Im Unterschied zu diesen beiden Protokollen wird eine neu erzeugte E-Mail mit einem weiteren Protokoll namens SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) zum Mailserver (SMTP-Server) übertragen. Der Austausch von E-Mails zwischen verschiedenen Mailservern erfolgt ebenfalls per SMTP.

Warum gibt es zwei Protokolle für den Zugriff auf die E-Mail eines Nutzers?

POP ist das historisch ältere Protokoll und sollte PC-Nutzern die Möglichkeit eines bequemen Zugriffs auf die eigene Mailbox mit PC-Mitteln ermöglichen. Früher musste ein Nutzer eine Verbindung zum Mailserver aufbauen, sich auf diesem anmelden und mit den dort vorhandenen mehr oder weniger komfortablen Mailtools arbeiten. Die Übergabe von Mailtexten zwischen PC und Mailserver erforderte zusätzliche Kenntnisse und Programme. Mit der Nutzung POP-basierter Mailtools auf einem PC kann ein Nutzer in seiner gewohnten Arbeitsumgebung bleiben. POP umfasst die notwendigen Grundfunktionen, wie oben schon genannt, und überträgt die E-Mails vom Mailserver auf den PC. Aus diesem Grund ist es auch einfach zu konfigurieren (Einstellungen vornehmen) und schnell im Zugriff auf die Mailbox.
IMAP stellt eine Erweiterung des POP-Protokolls dar und bietet zusätzlich die Möglichkeit, Ordner auf dem IMAP-Server anzulegen und zu verwalten, sowie mit E-Mails zu füllen. Für den Benutzer sieht es im Prinzip so aus, als ob er mit den Ordnern auf der Festplatte seines PC arbeiten würde. Dahinter steckt natürlich ein wesentlich höherer Aufwand, der ­auch im Zusammenhang mit sehr vielen und gut gefüllten Ordnern zu längeren Bearbeitungszeiten führen kann. Die Nutzung lokaler Ordner auf dem PC wird mit IMAP übrigens nicht ausgeschlossen.
Somit ist ein Teil der oben genannten Probleme bzgl. wechselnder Arbeitsplätze gelöst, die Inbox (Posteingang) für eingehende E-Mails und die Ordner liegen auf dem IMAP-Server. Sie sind sowohl vom PC am Arbeitsplatz als auch von zu Hause aus mit einem IMAP-basierten Mailtool nutzbar. Das Problem mehrerer Adressbücher ist mit IMAP aber nicht gelöst. Lesen Sie dazu auch den Artikel „Szenarien der Mailnutzung".
Ich möchte noch darauf hinweisen, dass solche umfangreichen Möglichkeiten, wenn sie denn genutzt werden sollen, auch Sie als Nutzer stärker fordern. Bestimmte Funktionen müssen Sie einfach ausprobieren, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was für Ihre Belange angebracht ist. Die Konfiguration IMAP-basierter Mailtools ist auch umfangreicher. Für die Zeit der Arbeit mit den Mail-Ordnern ist eine permanente Verbindung zum IMAP-Server sinnvoll, Sie können Ihr Mailtool aber auch für eine Offline-Arbeitsweise vorbereiten (eventuell auf wichtige Ordner begrenzt), wenn Sie mal ohne Internetverbindung auskommen müssen.
Wie oft sollten Sie oder Ihr Mailtool nun eigentlich prüfen, ob eine neue E-Mail eingetroffen ist? In den Mailtools ist das einstellbar. Ohne Zeitangabe müssen Sie die Abfrage manuell anstoßen, bei Angabe eines Zeitwertes (Empfehlung höchstens alle 10 Minuten) wird nach deren Ablauf automatisch eine Verbindung IMAP-Server aufgebaut und die Inbox und gegebenenfalls auch weitere Ordner auf neue E-Mails hin überprüft. Manuell können Sie diesen Vorgang immer anstoßen, sehr kleine Zeitwerte belasten die Server unnötig.
Grundfunktionen eines POP- und IMAP-Servers:
  • HU-Account und Passwort entgegennehmen und überprüfen
  • Die Inbox für eingehende E-Mails auswählen und die Veränderungen gegenüber dem letzten Zugriff feststellen
  • E-Mailübersicht (neu, alt, gelesen, ungelesen ...) zusammenstellen
  • E-Mails übertragen
  • E-Mails löschen
  • Nutzer abmelden
  • Zustand der Inbox dokumentieren
  • Behandlung von Verbindungsabbrüchen
Zusätzliche Funktionen eines IMAP-Servers
  • Suchen nach zusätzlich vorhandenen Ordnern und anzeigen
  • Ordner erzeugen oder löschen
  • Auswahl eines Ordners zur Bearbeitung der enthaltenen E-Mails
  • Verschieben oder Kopieren von E-Mails zwischen Ordnern

Wie ist eine E-Mail aufgebaut?

Stellen Sie sich einen Briefbogen vor, der im oberen Abschnitt ­ Header genannt ­ Angaben zu Ihrer Person als Absender (Firma, Name, E-Mail-Adresse), die E-Mail-Adresse des Empfängers und einen Betreff enthält. Dann folgen der Brieftext ­ Body genannt ­ und ggf. Anlagen.
Das Ganze stecken Sie dann in einen fensterlosen Briefumschlag, an den Sie noch einen Zettel mit einem (beliebigen) Absender und mit (beliebig vielen) Zieladressen heften. Anschließend übergeben Sie alles dem Postamt, also einem Mailserver. Dieser überträgt die Angaben vom Zettel auf den Umschlag und beginnt mit der Verteilung der E-Mail an die zuständigen Mailserver der Empfänger. Jeder Mailserver setzt dabei einen Bearbeitungsvermerk auf den Briefumschlag.
Dieser Briefumschlag wird SMTP-Envelope genannt (nach dem SMTP-Protokoll zur Mailübertragung) und wird nur zwischen den Mailservern benutzt. Für Sie als Empfänger einer E-Mail ist er nicht sichtbar. Einzelne Informationen von diesem Envelope werden in den oberen Abschnitt des Briefbogens (Header) übertragen. Ihr Mailtool kann in der Regel so eingestellt werden, dass diese Informationen ­ Header-Zeilen genannt ­ sichtbar werden. Mit ihnen lässt sich der Weg einer E-Mail verfolgen.
Die Angaben im Header einer E-Mail müssen nicht zwingend mit den Angaben auf dem Envelope (angefügter Zettel) übereinstimmen. Insofern können Sie eine E-Mail erhalten, die laut Information aus dem Header nicht an Sie gerichtet ist, Ihre Adresse stand aber für Sie nicht sichtbar auf dem Envelope! In der Regel stimmen diese Angaben jedoch überein. Sinnvoll benutzt wird das „Verstecken" der Empfänger z. B. durch Listserver. Als Empfänger erscheint nur der Name der Liste anstatt sämtlicher Adressen aus der Liste. Schamlos ausgenutzt wird diese Möglichkeit beim Verschicken dubioser Werbemails. Weiterführende Artikel zum Thema E-Mail und SPAM finden Sie in unserer Schriftenreihe CMS-Journal (ehemals RZ-Mitteilungen) in den Heften Nr. 19 und 25 (Bereich Publikationen auf der CMS-Home-Page).

Ein Header enthält z. B.:
  • Angaben über die am Mailversand beteiligten Rechner in den Received:-Zeilen
  • Angaben zum Empfänger (To:/An:) und zum Absender (From:/Von:)
  • Ergänzende Angaben wie Subject:/Betreff:, Reply-To:/Rückantwort:, Organization:/Firma:
  • Informationen zum Aufbau der eigentlichen Nachricht in den Content-Zeilen
Im Body folgen dann Textabschnitte.

Wenn Sie Interesse an weitergehenden Informationen zum Thema E-Mail haben, der FAQ E-Mail-Header lesen und verstehen von Thomas Hochstein ist ein guter Einstieg.