Humboldt-Universität zu Berlin - Computer- und Medienservice

Mailinglisten

Datenschutzhinweise zu Mailinglisten

Hinweise für Listeneigentümer:innen

 

Mailinglisten stellen ein Hilfsmittel dar, um E-Mails an mehrere Empfänger zu verteilen. Sie bieten die Möglichkeit, über E-Mail z.B. Diskussionsgruppen oder Newsletter zu betreiben. Die Installation für eine solche Gruppe wird Liste genannt. Jede Mailingliste besitzt dabei eine eigene E-Mail-Adresse. Eine Nachricht, die an eine solche Liste gesandt wird, wird automatisch an alle in die Liste eingetragenen Empfänger:innen weitergereicht. Der CMS betreibt hierzu einen eigenen Mailinglistenserver auf Basis der Software Sympa.

Neben der nahezu transparenten Nutzung über den Versand und Empfang von E-Mails steht in Sympa eine Weboberfläche zur Verfügung: https://sympa.cms.hu-berlin.de . Eine Dokumentation zu Sympa, mit einer allgemeinen Einführung, sowie einem Benutzerhandbuch und einem Administrationshandbuch für die Verwendung von Sympa, ist über den Hilfe-Button, wie er auf jeder Sympa-Seite zur Verfügung gestellt wird, oder über https://sympa.cms.hu-berlin.de/sympa/help zu erreichen.

Ausgewählte Funktionen können auch über E-Mail-Kommandos genutzt bzw. gesteuert werden. Auf diesem Weg ist es z.B. möglich, sich von Mailinglisten an- oder abzumelden. Während E-Mails, die an die Abonnent:innen einer Liste verteilt werden sollen, an die Listenadresse geschickt werden, werden E-Mail-Kommandos an die Serveradresse geschickt.

Für die Humboldt-Universität lautet die Serveradresse:

sympa@lists.hu-berlin.de

Die Listenadressen lauten standardmäßig <listenname>@lists.hu-berlin.de, wobei <listenname> durch den Namen der entsprechenden Liste ersetzt wird.

Um ein Kommando per E-Mail auszuführen, muss eine leere E-Mail mit dem Kommando als Betreffzeile an die Serveradresse geschickt werden. Beispiele für E-Mail-Kommandos sind:

help Hilfetexte zu den möglichen Kommandos anfordern
subscribe <list> für die Liste list anmelden
unsubscribe <list> von der Liste list abmelden
info <list> einen beschreibenden Text der Liste (sofern vorhanden) anfordern
which Auflisting aller Listen, in denen die Absenderadresse eingetragen ist, anfordern
Hinweise für die Arbeit mit Sympa

Alle Teilnehmer:innen von Sympa werden unabhängig von ihrer Rolle über ihre E-Mail-Adresse identifiziert. Alle Personen, die sich in der Weboberfläche von Sympa anmelden wollen, können dort für ihre Adresse ein Passwort hinterlegen. Dieses ist unabhängig von den Zugangsdaten zum HU-Account. Bitte beachten Sie auch unsere Datenschutzhinweise zu Mailinglisten, sowie unserer Hinweise für Listeneigentümer:innen.

 

Hinweise zum Beantragen von Listen

Eine neue Liste muss folgende Kriterien erfüllen:

  • der Name muss mehr als 8 Zeichen lang sein
  • ein Aussagekräftiger Name und eine entsprechende Beschreibung sind erforderlich
  • Listennamen dürfen keine Namen von Personen beinhalten
  • das Institut, zu dem die Liste gehört, muss im Namen auftauchen
  • Listennamen dürfen nur Kleinbuchstaben, Ziffern sowie die Sonderzeichen Punkt, Minus und Unterstrich enthalten
Des Weiteren können Mailinglisten nur von HU-Mitarbeiter:innen beantragt werden.
 

Der Button "Liste anlegen" führt dabei nicht zum sofortigen Anlegen der Liste. Es wird nur die Anforderung nach einer neuen Liste erzeugt. Der "Listmaster" muss diese Liste erst noch freigeben (oder auch verwerfen). Die Freigabe erzeugt eine E-Mail an den Listeneigentümer, erst danach kann die Liste genutzt werden.

Es ist auch eine Umbenennung bestehender Listen möglich, diese erfordert jedoch erneut eine Freigabe, bevor die Liste wieder genutzt werden kann.

Hinweise zum automatischen Löschen von Listen

Mailinglisten an der HU werden automatisch geschlossen, wenn über diese ein Jahr lang keine Mail mehr verschickt wurde. Dabei wird an alle als Eigentümer:in eingetragenen Adressen eine Benachrichtigung verschickt. Geschlossene Listen sind für Nutzer:innen nicht mehr nutzbar, können aber wiederhergestellt werden.

Listen, für die keine Ansprechperson an der HU als Eigentümer:in hinterlegt ist, werden nach Benachrichtigung aller bestehenden Eingetümer:innen und einer Übergangsfrist von 30 Tagen ebenfalls automatisch geschlossen.

In beiden Fällen werden geschlossene Listen nach einem weiteren Jahr endgültig gelöscht.