Humboldt-Universität zu Berlin - Computer- und Medienservice

Hinweise für Listeneigentümer:innen

Sympa ermöglicht Listeneigentümer:innen, ihre Listen nahezu vollständig selbst zu verwalten. Dies bezieht sich sowohl auf die Abonnent:innen wie auch auf die Einstellungen von Listen. Für einige Funktionen gibt es dabei mehrere Wege, von denen hier nur jeweils einer aufgeführt wird. Weiterhin werden hier nur die wichtigsten Funktionen aufgezeigt:

Rollen in Sympa

Benutzer:innen können in Sympa verschiedene Rollen einnehmen, die mit verschiedenen Berechtigungen einhergehen: Abonnent:innen, Moderator:innen, Listeneigentümer:innen und Personen ohne definierten Bezug zu einer bestimmten Mailingliste.

Nutzer:innen ohne Bezug zu einer Mailingliste können allgemeine Informationen einsehen und ggf. die Liste abonnieren.

Abonnent:innen erhalten E-Mails, die an die Liste geschickt werden und können das Listenarchiv einsehen, sofern sie selbst über die Weboberfläche eingeloggt sind.

Moderator:innen können zurückgehaltene Nachrichten an die Liste freigeben und ggf. selbst Nachrichten an die Liste schreiben. Sind in einer Liste keine Moderator:innen gesetzt, so übernehmen automatisch die Eigentümer:innen der Liste diese Rolle. Sobald Moderator:innen eingetragen sind, verfällt diese automatische Rollenzuweisung.

Eigentümer:innen können einige der Listeneinstellungen an das jeweilige Nutzungsszenario anpassen, sowie Abonnent:innen hinzufügen. Privilegierte Eigentümer:innen haben zusätzlich die Möglichkeit, weitere Eigentümer:innen oder Moderator:innen hinzuzufügen.

Beantragen von Mailinglisten

Eine neue Liste muss folgende Kriterien erfüllen:

  • der Name muss mehr als 8 Zeichen lang sein
  • ein Aussagekräftiger Name und eine entsprechende Beschreibung sind erforderlich
  • Listennamen dürfen keine Namen von Personen beinhalten
  • das Institut, zu dem die Liste gehört, muss im Namen auftauchen
  • Listennamen dürfen nur Kleinbuchstaben, Ziffern sowie die Sonderzeichen Punkt und Minus enthalten

Anstelle des Instituts kann auch die entsprechende Einrichtung verwendet werden. Allgemein bezieht sich dieser Punkt auf die organisatorische Untereinheit der HU, zu der die Liste gehört. D.h. auch, dass "die HU" selbst hier i.A. nicht zählt.

Des Weiteren können Mailinglisten nur von HU-Mitarbeiter:innen beantragt werden.
Bitte beachten Sie auch, dass diese Kriterien erst im Laufe der Zeit aufgestellt wurden. Es gibt daher bestehende Listen, die diese Anforderungen nicht erfüllen. Die älteste Mailingliste in der Sympa-Installation des CMS wurde bspw. bereits 2001 erstellt.
 

Der Button "Liste anlegen" führt dabei nicht zum sofortigen Anlegen der Liste. Es wird nur die Anforderung nach einer neuen Liste erzeugt, die manuell vom "Listmaster" freigegeben (oder verworfen) werden muss. Sowohl bei Freigabe wie auch bei Rückfragen erfolgt eine Information an die Listeneigentümer:in (in der Regel innerhalb weniger Tage).

Mit der Freigabe einer Mailingliste werden automatisch eine Fußzeile erstellt (siehe Erstellung einer Fußzeile mit Abmeldeinformationen), sowie die E-Mail-Adressen der zum Zeitpunkt der Freischaltung eingetragenen Listeneigentümer:innen und die Einstellungen zur Nachrichtenarchivierung in die Beschreibung der Liste aufgenommen.

Es ist auch eine Umbenennung bestehender Listen möglich, diese erfordert jedoch erneut eine Freigabe, bevor die Liste wieder genutzt werden kann.

Notwendige Informationen für die Listenbeschreibung

Die Listenbeschreibung fungiert als Anlaufpunkt für Abonnent:innen, um Informationen über eine Liste zu erhalten. Dazu gehören:

  • Wer ist für die Liste verantwortlich?
  • Werden Nachrichten ungefiltert verteilt?
  • Werden über die Liste verschickte Nachrichten archiviert?

Bitte halten Sie diese Informationen beim Wechsel von Listeneigentümer:innen aktuell.

Beachten Sie auch, dass Mailinglistenabonnements eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten darstellen und somit die Anforderungen der DSGVO einzuhalten sind. Verantwortlich für die Einhaltung sind dabei die Eigentümer:innen einer Liste. Ausführlichere Informationen dazu finden Sie in unseren Datenschutz-Informationen zur Verwendung von Mailinglisten.

Hinweise zum automatisierten Löschen von Listen

Mailinglisten an der HU werden automatisch geschlossen, wenn über diese ein Jahr lang keine Mail mehr verschickt wurde. Dabei wird an alle als Eigentümer:in eingetragenen Adressen eine Benachrichtigung verschickt. Geschlossene Listen sind für Nutzer:innen nicht mehr nutzbar, können aber wiederhergestellt werden.

Listen, für die keine Ansprechperson an der HU als Eigentümer:in hinterlegt ist, werden nach Benachrichtigung aller bestehenden Eigetümer:innen und einer Übergangsfrist von 30 Tagen ebenfalls automatisch geschlossen.

In beiden Fällen werden geschlossene Listen nach der in der Benachrichtigungsmail angegeben Frist gelöscht.

Sympa-Weboberfläche

Ansicht der Listen-Informationsseite
Abb. 1: Listen-Informationsseite

Abbildung 1 zeigt die allgemeine Informationsseite einer Mailingliste in Sympa. Diese kann über das Menü "Meine Listen" aufgerufen werden. Ausgehend von der Informationsseite sind verschiedene weitere Funktionen erreichbar.

Über den Link "Abonnenten" (Abb. 1, Markierung 1) kann die Abonnent:innenverwaltung aufgerufen werden. Die Editier-Buttons (Abb. 1, Markierungen 2 und 3) verlinken auf die Verwaltung von Listeneigentümer:innen bzw. Moderator:innen. Die Administrationsseite einer Mailingliste kann über den Punkt "Administration" (Abb. 1, Markierung 4) aufgerufen werden.

Hinzufügen und Entfernen von Abonnent:innen

Sympa-Weboberfläche: Abonnent:innenübersicht
Abb. 2: Abonnent:innenübersicht

Mailinglistenabonnements stellen eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten dar, die einer entsprechenden Rechtsgrundlage bedarf. Bitte beachten Sie hierzu die Datenschutz-Informationen zur Verwendung von Mailinglisten und stellen Sie sicher, dass Sie eine Einwilligung der Abonnent:innen vorweisen oder in entsprechenden Fällen eine rechtliche Verarbeitungsgrundlage anführen können.

Je nach Einstellungen der Liste, bspw. bei einem Newsletter, ist eine eigenständige Anmeldung möglich. Dazu stehen ausschließlich Verfahren mit Double-Opt-In zur Verfügung, d.h. ein Abonnement kommt erst zustande, wenn eine Nutzer:in ein Abonnement anfragt und anschließend dem Link in der durch Sympa verschickten Bestätigungsmail folgt und die Abonnementanfrage bestätigt.

Um Ihren Nutzer:innen ein eigenständiges Abonnement zu ermöglichen, können Sie beispielsweise auf die Informationsseite (Abb. 2, Markierung 5) oder auch auch direkt auf das über den Link "Abonnieren" erreichbare Formular (Abb. 2, Markierung 6) verlinken. Achten Sie beim Verlinken der Informationsseite darauf, dass diese auch öffentlich lesbar ist (siehe Abschnitt Anpassung von Listeneinstellungen). Um die fehlerfreie Erreichbarkeit der entsprechenden Seiten zu prüfen, können Sie diese in einem privaten Browserfenster öffnen.

Eine Alternative zur eigenständigen Anmeldung sind Einladungen. Diese enthalten einen Link, über den Empfänger:innen die Liste abonnieren können. Um Personen einzuladen, muss eine E-Mail an sympa@lists.hu-berlin.de geschickt werden mit leerem Betreff und dem Text "invite listenname e.muster@example.com" (ohne Anführungszeichen), wobei listenname durch den Namen der entsprechenden Liste und die E-Mail-Adresse durch die Adresse der Empfänger:in ersetzt wird. Zum Einladen mehrerer Personen können mehrere "invite ..."-Befehle (jeweils einer pro Zeile) in einer E-Mail an Sympa kombiniert werden.

Zusätzlich können Listeneigentümer:innen die Abonnent:innen einer Mailingliste manuell über die Abonnent:innenübersicht verwalten. Es können wahlweise einzelne (Abb. 2, Markierung 7) oder mehrere Adressen gleichzeitig (Abb. 2, Markierung 8) zur Liste hinzugefügt werden. In beiden Fällen besteht über die Checkbox "Still" die Möglichkeit, die automatische E-Mail-Benachrichtigung an die hinzugefügten Adressen zu deaktivieren.

Von Sympa als nicht mehr zustellbar erkannte Adressen können über den Link "Fehlerrate" (Abb. 2, Markierung 9) aufgelistet werden. Die entsprechenden Abonnent:innen können dann über diese Auflistung einzeln oder gesammelt aus der Mailingliste ausgetragen werden.

Über die Abonnent:innen-Tabelle (Abb. 2, Markierung 10) können Adressen unabhängig von Zustellfehlern eingesehen und ggf. von der Liste entfernt werden.

Hinzufügen und Entfernen von Moderator:innen/Listeneigentümer:innen

Sympa-Weboberfläche: Eigentümer:innenübersicht
Abb. 3: Übersicht über Listeneigentümer:innen

Zusätzliche Eigentümer:innen können über das entsprechende Textfeld (Abb. 3, Markierung 11) eingetragen werden. Dabei können auch das Profil ("normal" bzw. "privilegiert"), ob Benachrichtigungen verschickt werden sollen und ob die Adresse einsehbar sein soll, ausgewählt werden. Durch einen Klick auf einen bestehenden Eintrag (Abb. 3, Markierung 12) können diese Optionen auch nachträglich angepasst werden.

Die Verwaltung von Moderator:innen verläuft analog über die entsprechende Einstellungsseite.

Anpassung von Listeneinstellungen

Sympa-Weboberfläche: Administrationsübersicht
Abb. 4: Listen-Administrationsseite

Sympa bietet zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten, die für jede Liste individuell konfiguriert werden können. Für Listeneigentümer:innen sind diese über den Punkt "Listenkonfiguration bearbeiten" (Abb. 4, Markierung 13) in der Administrationsübersicht der jeweiligen Liste erreichbar. Die verfügbaren Einstellungen sind in Kategorien unterteilt, darunter "Listendefinition", "Privilegien" und "Einstellungen zum Senden/Empfangen".

Die wichtigsten Einstellungen sind für die meisten Listen:

  • Listendefinition - Sichtbarkeit der Liste
  • Einstellungen zum Senden/Empfangen - Wer kann Nachrichten senden
  • Privilegien - Wer kann Listeninformationen einsehen:
  • Privilegien - Wer kann die Liste abonnieren
  • Privilegien - Wer kann abbestellen
  • Privilegien - Wer kann Personen einladen
  • Privilegien - Wer kann Abonnenten auflisten

Für viele Einstellungen kann durch einen Klick auf das Fragezeichen-Symbol neben der entsprechenden Option eine kurze Beschreibung dieser eingeblendet werden.

Erstellung einer Fußzeile mit Abmeldeinformationen

Um Abonnent:innen mit jeder über eine Liste verteilten Nachricht darüber zu informieren, wie sie sich von der Liste abmelden können, kann eine Fußzeile konfiguriert werden. Dazu muss in den Listeneinstellungen unter den Nachrichtenvorlagen ein entsprechender Text für den Nachrichtenfuß hinterlegt werden.

Nachfolgendes Beispiel zeigt ein entsprechenden Hinweis in deutscher oder englischer Sprache, sowie einen personalisierten Abmeldelink:

[% IF lang == 'de' -%]
Um diese Mailingliste abzubestellen, folgen Sie bitte:
[%- ELSE -%]
To unsubscribe from this mailing list, please follow:
[%- END %]
[% wwsympa_url %]/signoff/[% listname %]?email=[% user.escaped_email %]
[% IF lang == 'de' -%]
Weitere Informationen zu dieser Liste finden Sie unter:
[%- ELSE -%]
Further information about this list is available at:
[%- END %]
[% wwsympa_url %]/info/[% listname %]
[% IF lang == 'de' -%]
Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Sympa finden Sie unter:
[%- ELSE -%]
For general advice on mailing lists, please see:
[%- END %]
https://www.cms.hu-berlin.de/de/dl/kommunikation/email/mailinglisten/usage

Damit dieses Beispiel funktioniert, müssen zusätzliche folgende Optionen in den Einstellungen zum Senden/Empfangen gesetzt werden:

  • Nachrichtenpersonalisierung zulassen: "aktiviert"
  • Nachrichtenpersonalisierung: Für beide Anwendungsbereiche "Kopf- und Fußzeilen" oder "alle"

Alle neu erstellten Listen erhalten automatisch eine Fußzeile nach dieser Vorlage, es ist aber auch weiterhin eine Anpassung möglich.

Fehlersuche bei Zustellproblemen

Beim Versenden von Mails über Mailinglisten können verschiedene Probleme auftreten, aufgrund derer Mails nicht zugestellt werden. Einige häufige Ursachen sind:

  • die Absenderadresse wird durch die Einstellungen der Liste vom Versand ausgeschlossen
  • es wird eine andere Adresse zum Versand verwendet als in der Liste eingetragen ist (z.B. eine andere Subdomain)
  • eine Nachricht wurde als Spam markiert und daher nicht an den Listenserver weitergeleitet

Für HU-Adressen ist zu beachten, dass Sympa keine Zusammenführung verschiedener E-Mail-Adressen eines Accounts vornimmt, d.h., es muss immer genau die Adresse zum Versenden von Mails genutzt werden, die auch in Sympa eingetragen ist.

Zur initialen Fehlersuche können Listeneigentümer:innen für eine Liste protokollierte Ereignisse einsehen (Abb. 4, Markierung 14).

Löschen oder Umbenennen von Mailinglisten

Mailinglisten, die nicht mehr benötigt werden, können über die Administrationsoberfläche gelöscht bzw. geschlossen werden (Abb. 4, Markierung 15). Für einen Zeitraum von zwei Monaten können geschlossene Listen inklusive aller Einstellungen und Abonnent:innen wiederhergestellt werden. Nach dieser Frist werden die Daten dann endgültig gelöscht. Bitte beachten Sie dazu auch die Hinweise zum automatisierten Löschen von Listen.

Falls erforderlich, ist auch eine Umbenennung möglich (Abb. 4, Markierung 16). Bei der Umbennung von Listen gelten dieselben Anforderungen wie bei der Listenerstellung, der neue Name wird also nur beantragt und erfordert anschließend eine Freigabe. Zwischen Umbenennung und Freigabe können Mailinglisten nicht genutzt werden.

Best Practices

Bei der Verwendung von Mailinglisten an der HU empfehlen wir

  • das Eintragen mehrerer Listeneigentümer:innen, um im Fall von Urlaub, Krankheit oder Ausscheiden einer verantwortlichen Person eine Vertretung zu haben, die sich um die Liste kümmert
  • den Versand von Nachrichten an Listen mit vielen Abonnent:innen nur für einen eingeschränkten Personenkreis zu erlauben (z.B. indem nur Eigentümer:innen senden können) oder die Liste moderiert zu halten
  • die Einsicht in die Abonnent:innen nur für Personen zu erlauben, die diese Information benötigen
  • nicht unnötig auf interne Seiten wie die Listen-Administrationsseite oder die Abonnent:innenübersicht zu verlinken

Weiterführende Links