Humboldt-Universität zu Berlin - Digitale Medien

Vorbemerkung

Die folgenden Schritte ermöglichen eine erste Orientierung, wie Sie mit Ihrem neu eingerichteten Projekt im Medien-Repositorium umgehen können.

Die folgenden Überschriften sind dabei mit thematisch weiterführenden Links hinterlegt. Bitte beachten Sie auch unsere Video-Tutorials.

1. Projekt erhalten

Nach der Auftragserteilung für die Einrichtung eines Projekts werden die beiden Projektverantwortlichen über die erfolgte Einrichtung informiert (Link zum Projektantrag).

Bitte loggen Sie sich mit ihrem HU-Account in ihrem neuen Projekt ein! Die Zuweisung der Super-Admin-Rechte geschieht über Nacht automatisch oder in dringlichen Fällen per Hand von den Mitarbeitern des MR-Support-Teams (hierfür ist eine kurze Rückmeldung an mr-support@cms.hu-berlin.de seitens der Projektverantwortlichen nötig).

Sie finden ihr Projekt namentlich aufgelistet auf der Startseite medien.hu-berlin.de oder direkt mit Hilfe des im Auftrag angegebenen Kurznamens (z.B. demo) unter der URL medien.hu-berlin.de/<Kurzname> (z.B. medien.hu-berlin.de/demo).

2. Benutzergruppen zuordnen

Bei Bedarf: externe Benutzer anlegen

3. Metadatenschema anlegen

4. Kollektionen erstellen

5. Ressourcen hochladen

5.1 mehrere Dateien eines Typs
5.2 mehrere Dateien unterschiedlichen Typs oder große Dateien
5.3 mehrere Dateien mit Metadaten in Excel-Tabellen

6. Projektdarstellung anpassen

6.1 Projektbeschreibung verfassen
6.2 Slideshow anpassen

7. Kollektion Papierkorb erstellen

Es ist möglich Dateien aller Formate in das Medien-Repositorium hochzuladen und zu verwalten.

Zusätzlich werden für eine Reihe von Formaten Miniaturansichten und eine Vorschau erstellt. Diese Funktion unterstützt alle gängigen Bild/Video/Audio- und Dokumentenformate und viele darüberhinaus (ca. 200 Formate)

Die Datensicherung wird durch das am CMS genutzte Softwareprodukt TSM (Tivoli Storage Manager) durchgeführt. Dieses Backupsystem ermöglicht eine regelmäßige und automatisierte Datensicherung.

Standardmäßig werden Sicherungskopien an der Humboldt-Universität 31 Tage aufgehoben. Nachdem die Originaldatei auf der Festplatte gelöscht wurde, wird sie weiterhin 62 Tage aufbewahrt.

Weitere Informationen zur Datensicherung am CMS finden Sie auf der Seite des Zentralen Backupservices.

• eine definierte Menge von Nutzern mit bestimmten Zugriffsrechten,
• bestimmte Anpassungen am Layout der Webpräsenz und
• eine URL (z.B. https://medien.hu-berlin.de/demo).

Ansprechpartner für den CMS sind der Projektverantwortliche (ein HU-Mitarbeiter) bzw. sein Stellvertreter. Der Projektverantwortliche verfügt über den Super-Admin-Account für sein Projekt und kann damit bestimmte Aufgaben, wie die Erteilung von Zugriffsrechten, selbst erledigen.

Ein Projekt mit einem öffentlichen Bereich ist ohne explizite Anmeldung oder Login aufrufbar (intern wird dazu automatisch der Nutzer "gast" verwendet -- bitte nicht ändern). Ein solcher Bereich muss explizit beauftragt werden.

Alle Objekte mit Zugriffsrecht offen sind in einem solchen öffentlichen Bereich zugreifbar und werden auch durch Suchmaschinen (wie z.B. Google) gefunden.

Ressourcen, die als vertraulich (oder benutzerdefiniert und nicht offen für den "gast"-Nutzer) eingestellt sind, werden nicht öffentlich zugänglich gemacht (sondern sind weiterhin nur für die entsprechenden Nutzergruppen zugreifbar).

Auf der Startseite des Medien-Repositoriums sind Projekte mit offenem Zugang mit dem Symbol  gekennzeichnet. Enthält ein Projekt auch offen einsehbare Ressourcen, so ist das mit dem Symbol  verdeutlicht. Ein Beispiel eines öffentlichen Zugangs finden Sie unter rs.cms.hu-berlin.de/demo

Es stellt sich oft die Frage über die Zugriffsrechte auf die ins Medien-Repositorium eingestellten Ressourcen.

Das Medien-Repositorium bietet unterschiedliche Möglichkeiten des Zugriffs auf die Ressourcen. Es ist wichtig zu verstehen, dass die Rechte der Objekte nicht an die Rechte der Kollektionen gebunden sind. Insbesondere heißt das, dass öffentliche Ressourcen, die in einer privaten Kollektion enthalten sind, weiterhin öffentlich sind (zu finden z. B. über die Suche oder über den Tab Neueste).

Warum ist das so?

Eine Kollektion ist eine Zusammenstellung von Ressourcen, wobei eine Ressource in mehreren Kollektionen, privaten und öffentlichen, gleichzeitig sein kann. Kollektionen sind nicht mit physischen Ordnern vergleichbar, in denen ein Dokument abgelegt und einer bestimmten Nutzergruppe zugänglich gemacht wird. Zwar ist bei einer privaten Kollektion die Zusammenstellung privat, die Ressourcen selbst sind jedoch weiterhin offen. An der Zugänglichkeit der Ressourcen wird durch die Zuordnung zu einer Kollektion nichts geändert.

Wann ist eine Ressource zugreifbar?

¹ über Suche und ggf. Neueste

² über die Kollektion sowie über die Suche und ggf. Neueste

Wozu dann der Unterschied zwischen privaten und öffentlichen Kollektionen?

Kollektionen helfen die Ressourcen zu ordnen. Beim kollaborativen Arbeiten kann es sinnvoll sein eine geordnete Menge von Objekten den anderen Nutzern freizugeben. Die Ressourcen sind dadurch einfacher auffindbar und unterliegen damit auch direkt einer bestimmten Zuordnung (die genau dem Namen der Kollektion entspricht).

Private Kollektionen ermöglichen dem Nutzer selber seine Daten zu sortieren und vereinfachen damit die Verwaltung von Objekten.

Weitere Informationen:

Wie setze ich Zugriffsrechte richtig?

Themen sind, ähnlich wie Kollektionen, Gruppen von ausgewählten Ressourcen, die jedoch vom Administrator ausgesucht werden. Sie bilden eine Art Kategorisierung der Daten. Beim Hochladen von Dateien kann man sie direkt einem Thema zuordnen und auf diese Weise den anderen Nutzern eine nachvollzierbare Zuordnung gewährleisten.

Nur Ressourcen die als öffentlich in einem Projekt mit einem öffentlichen Bereich eingestellt worden sind, können von den gängigen Suchmaschinen wie Google gefunden werden. Öffentliche Objekte in geschlossenen Projekten sind nicht von "außen" auffindbar.

Weitere Informationen finden Sie unter Was ist ein öffentlicher Bereich?

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Vom 22.02.2017 bis 10.03.2017 wurde in einer solchen Filterliste (EasyPrivacy) eine fehlerhafte Regel ausgeliefert, durch die es im Medien-Repositorium zu der genannten Fehlermeldung kam (z.B. beim Aufruf von Ressourcenseiten mit Videos oder auch beim Upload).