Empfehlungen zur elektronischen FAX-Nutzung in der Verwaltung
Rechenzentrum
Berlin, den 20.10.1995
- Anliegen
Die immer bessere PC-Ausstattung der Verwaltung und auch der ständige Ausbau des Verwaltungsnetzes der Universität wecken Wünsche nach neuen, moderneren Möglichkeiten der FAX-Nutzung.
Im folgenden werden die Varianten des elektronischen FAXens beschrieben und Empfehlungen für die FAX-Nutzung gegeben. Es muß betont werden, daß solche Empfehlungen nur für einen begrenzten Zeitraum gelten können und regelmäßig überarbeitet werden müssen.
- Varianten
Möglichkeiten Risiken Herkömmliches FAX-Gerät: - Senden und Empfangen von allen Dokumenten, auch mit Handzeichnungen, Unterschriften, Stempeln, verzögertes Senden möglich
- Die Kosten eines guten FAX-Gerätes betragen ca. 1750,00 DM
PC mit FAX-Modem/FAX-Karte: - Lokales FAXen vom Arbeitsplatz aus, keine Unterbrechung des Arbeitsablaufes,
- kein zusälicher Papierverbrauch,
- das FAXen von Serienbriefen ist unproblematisch
- aus einer Rechner-Anwendung heraus kann nur das elektronisch erzeugte Dokument versendet werden - ohne Unterschrift oder Stempel, der Dokumentencharakter geht verloren,
- der FAX-Empfang ist nur bei eingeschaltetem PC möglich,
- eine zusätzliche Tel.-Leitung bzw. Tel.-Nummer ist erforderlich
- Die Kosten für ein FAX-Modem inkl. Software betragen ca. 350,00 DM und für eine FAX-Karte ca. 250,00 DM
FAX-Nutzung per Rechnernetz über einen FAX-Server: (lt. Herstellerangaben) - zentrale (elektronische) Archivierung ist möglich,
- alle ein- und ausgehenden FAXe können automatisch auf einem zentralen Drucker ausgegeben werden,
- es kann auf zentrale und individuelle Adreßbücher zurückgegriffen werden
- Eingehende FAXe sind manuell durch eine berechtigte Person (durch Einsehen des FAX-Inhalts) zu verteilen
- · es werden 2 Telefon-Nummern (zum Senden und Empfangen) benötigt,
- Die Kosten für einen FAX-Server (i.d.R. ein einfach ausgestatteter PC) inkl. FAX-Software belaufen sich bei einer 25-user-Lizenz auf ca.6600,00 DM,
- die gesamte FAX-Technologie erscheint noch nicht ausgereift
- Empfehlungen
Ein Verzicht auf herkömmliche FAX-Geräte ist zur Zeit noch nicht sinnvoll.
Eine Rechner-FAX-Lösung sollte nur angestrebt werden, wenn sehr häufig umfangreiche FAXe (auch ohne notwendige Unterschriften gültig) an Adreßlisten versandt werden sollen.
Der Empfang von FAXen über einen PC mit FAX-Modem sollte - nicht zuletzt aus Sicherheitsgründen - generell untersagt werden.Es wird empfohlen, an wenigen Knotenpunkten der Verwaltung, wie Pressestelle und Sekretariat des Kanzlers, PCs mit einem FAX-Anschluß einzurichten.
An einer zentralen Stelle in der Verwaltung sollte ein genauer Nachweis über die elektronischen FAX-Anschlüsse geführt werden.Aus dem bisherige Kenntnisstand über das FAXen aus einem Rechnernetz heraus per FAX-Server, wird vorläufig von dieser FAX-Möglichkeit abgeraten.
- Beschluß
Der zentrale Nachweis über elektronische FAX-Anschlüsse in der Verwaltung wird bei RZ1 geführt.