Humboldt-Universität zu Berlin - Computer- und Medienservice

Das Thema Vernetzung hat für die Universitätsverwaltung einen sehr hohen Stellenwert, und die Erwartungen für den computergestützten Verwaltungsarbeitsplatz waren und sind hoch. Der vernetzte Computer ist in vielen Fällen, insbesondere bei den Führungskräften, anerkanntes Hilfsmittel und auch eigenes Arbeitsmittel geworden.

Welche Erwartungen und Ziele wurden nun mit der vernetzten Verwaltung verbunden?

• Organisatorische Zusammenhänge sollten unterstützt werden. Referate und Abteilungen der zentralen Universitätsverwaltung sollten ebenso wie die Verwaltungen der Fakultäten und Zentraleinrichtungen die Möglichkeit des elektronischen Nachrichtenaustausches nutzen.
• Der in einer großen Universität anfallende enorme Papierverbrauch sollte reduziert, bzw. die Dokumente sollten kostengünstiger zugestellt werden.
• Das Archivieren von Dokumenten, Akten, Vorlagen usw. sollte rationeller und kostengünstiger erfolgen und auch das Wiederauffinden einmal abgelegter Dokumente mit Hilfe der modernen Technik einfacher und vor allem schneller funktionieren.
• Mehrfach benötigte Daten sollten möglichst nur an einer Stelle erfaßt, aktuell gehalten und über das Netz durch verschiedene Verwaltungsstellen nachgenutzt werden.
• Auch vom arbeitsteiligen Erarbeiten bzw. Bearbeiten von Dokumenten "über das Netz" wurden Rationalisierungseffekte erwartet.
• Die Benutzung des Internet-Dienstes World Wide Web als verwaltungsinternes Arbeitsinstrument, aber auch als zusätzliche Informationsquelle aus dem weltweiten Internet, sollte jedem Verwaltungsmitarbeiter offenstehen.

Der Aufbau des Verwaltungsnetzes mit definierten Verbindungen zum Universitätsnetz und darüber auch zum weltweiten Internet ist in großen Teilen erreicht. Bezieht man die lokalen Netze ein, verfügen über 90% der ca. 400 PCs der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV) über einen Netzzugang. In seiner endgültigen Ausbaustufe soll das Verwaltungsnetz den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der zentralen Verwaltung zur Verfügung stehen und auch die dezentralen Verwaltungseinrichtungen auf der Ebene der Fakultäten und Institute einbeziehen. Bereits heute können wichtige, nicht zu unterschätzende Rationalisierungsmittel, wie die moderne Kommunikation über E-Mail, das Bereithalten elektronischer Textarchive oder ein breites Informationsangebot für Studierende und Wissenschaftler, genannt werden.

Die Öffnung der Universitätsverwaltung zum Internet konnte nur erfolgen, weil zuvor hard- und softwareseitige Datensicherheits- und Datenschutzmaßnahmen getroffen wurden. So übernimmt das installierte Firewall-System nicht nur den Schutz des Verwaltungsnetzes gegenüber unbefugten Angriffen von außen, sondern protokolliert auch bereits Versuche des illegalen Eindringens. Beim Konzipieren des Firewall-Systems hat es sich als sehr hilfreich erwiesen, daß die Probleme des Umgangs mit sensiblen Daten im Netz mit dem Behördlichen Datenschutzbeauftragten der Humboldt-Universität im Detail diskutiert und datenschutzrechtlich konform gelöst werden konnten.

Das Vernetzungskonzept für die Universitätsverwaltung enthält einige wichtige Grundprinzipien, die die Bildung eines "flächendeckenden" Verwaltungsnetzes möglich machen. Das sind z.B.

• die frühzeitige Durchsetzung des Konzepts der strukturierten Verkabelung,
• der Aufbau aufgabenbezogener Netzbereiche, einschließlich der Installation sogenannter gewidmeter Abteilungsrechner,
• die zentrale Betreuung der Vernetzungs- und Servertechnik durch speziell geschultes Personal des Rechenzentrums,
• der Einsatz von Banyan VINES als universitätsübergreifendes Netzwerkbetriebssystem.

Die Skizze am Ende dieses Abschnittes beschreibt den Stand der Vernetzung der Universitätsverwaltung.

Zu Beginn des Aufbaus des Verwaltungsnetzes waren die Betreuung der Netzteilnehmer, ihre Einweisung und Schulung beinahe individuell und auf den Kenntnisstand jedes einzelnen bezogen. Seitdem einige hundert PCs der Verwaltung "an einem Netz hängen", mußte die Betreuung neu organisiert und rationeller gestaltet werden. Inzwischen wurde folgende arbeitsteilige Lösung gefunden: Grundkenntnisse zum Aufbau des PCs, zum Betriebssystem bzw. Windows oder zur Standardsoftware wie Winword und Excel werden durch die Berufliche Weiterbildung (Studienabteilung, Referat Weiterbildung und Nachwuchsförderung) organisiert. Die Einführung in das Verwaltungsnetz, die Schulung zu den Netzdiensten, wie z.B. Benutzung des WWW-Browsers Netscape oder der Mail-Oberfläche BeyondMail, wird durch die Projektgruppe "Verwaltungsnetz" des Rechenzentrums durchgeführt. In diesem Zusammenhang soll auf die "Dienstvereinbarung Schulungsmaßnahmen Verwaltungsnetz" verwiesen werden, in der diese Regelungen beschrieben sind.

Neben den Schulungen ist die Veröffentlichung von Empfehlungen und organisatorischen Regelungen zum Umgang mit dem Netz und dem Computer eine nützliche und angenommene Bildungsmöglichkeit. Da sind z.B.:

• Empfehlungen zur Nutzung von DV-Anlagen in der ZUV
• Empfehlungen zur PC-Ausstattung in der Verwaltung
• Empfehlungen zum Virenschutz
• Empfehlungen zur elektronischen FAX-Nutzung in der Verwaltung
• Empfehlungen zum einheitlichen Umgang mit Winword-Dokumenten
• Regelungen zum Paßwortschutz
• Empfehlungen zur Anwendung von BeyondMail

und die gerade fertiggestellten

• Grundregeln zum Umgang mit elektronischen Kommunikationsmitteln in der Zentralen Universitätsverwaltung der Humboldt-Universität (s. auch Anlage 2)
• Empfehlungen zum Umgang mit Windows95 im Verwaltungsnetz

Bemerkung: Die netztechnische Darstellung widerspiegelt nicht die Aufbauorganisation der Universität