Humboldt-Universität zu Berlin - Computer- und Medienservice

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu OpenProject

OpenProject FAQ
  • Können auch externe Projekt-Mitglieder die Software nutzen?

    Ja, es können beliebige Benutzer*innen zu einem Projekt eingeladen werden und haben je nach eingestellten Rechten entsprechend Zugriff auf die Projektdaten.

    Dazu muss das einzuladende Projekt-Mitglied sich zuerst ein Konto in OpenProject anlegen:

    1. Login-Seite aufrufen: https://hu-berlin.openproject.com/
    2. Den Link "Neues Konto erstellen" ("Create a new Account") anklicken.
    3. Als Login-Name bitte die E-Mail-Adresse eingeben.
    4. Die Registrierung ist erst abgeschlossen, wenn der Link in der E-Mail, die nach dem Absenden des Registrierungsformulars verschickt wurde, angeklickt wurde.

    Dann kann die/der Projekt-Administrator*in im linken Navigationsmenü unter "Mitglieder" das neue Projekt-Mitglied hinzufügen.

  • Was und wofür ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)?

    Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) muss von Verfahrensverantwortlichen geführt werden, um dem behördlichen Datenschützer notwendige Informationen bzgl. des Verfahrens schnell mitteilen zu können. Und es ist immer nur dann zu führen, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, was auf Projekte und konkret OpenProject zutrifft, da beispielsweise Aufgaben angelegt und zugeordnet werden usw.

    Konkret bedeutet das, dass nur der Projekt-Verantwortliche (Projekt-Admin) ein VVT führen muss, aber i.d.R. nicht für jedes einzelne Projekt, es sei denn, dass es Abweichungen bzgl. Verantwortlichkeiten, verarbeitete Datenkategorien usw. pro Projekt gibt.

    Das VVT muss nur auf Verlangen und nur an den behördlichen Datenschützer oder einer übergeordneten Behörde geschickt werden. Es muss und darf also an niemanden sonst geschickt werden.

  • Wieso kann man keine Gruppen anlegen?
    Wie kann ich einer Gruppe von Personen Aufgaben zuordnen? Wie komme ich an die Gruppen?

    Die aktuelle Version von OpenProject erlaubt es nur den Administrator:innen und leider nicht den Projekt-Administrator:innen, Gruppen anzulegen. Das Administrator-Recht kann nicht vergeben werden, da dieses Recht den Voll-Zugriff auf alle Projekte und Benutzer erlaubt.

    Alternativ kann man

    • Unterprojekte verwenden,
    • einer Aufgabe mehreren Personen zuordnen (in der Detailansicht des Tasks unter "Zugewiesen an Personen"),
    • oder  Beobachter hinzufügen.

     

  • Wie kann man Projekte löschen?

    Derzeit ist es nur den Administator:innen jedoch nicht den Projekt-Administrator:innen erlaubt, Projekte zu löschen. Markieren Sie bitte zu löschende Projekte durch Ergänzung von "- bitte löschen" im Projekt-Namen (Projektkonfiguration > Information > Name:) und schicken eine E-Mail an openproject@cms.hu-berlin.de mit der Bitte, das Projekt zu löschen.

  • Wie kann ich Projekte archivieren?

    Projekte kann nur mit Administrator-Rechten archiviert werden. Daher steht diese Funktion derzeit nicht zur Verfügung.

  • Ist OpenProject barrierefrei?

    Leider ist OpenProject nicht vollständig barrierefrei. Benutzer:innen mit Seheinschränkungen können sich an die CMS-Benutzerberatung wenden, um Unterstützung bei der Einrichtung von Projekten zu erhalten.

  • Wie kann ich Projekt-Vorlagen anlegen bzw. warum kann ich keine Projekt-Vorlagen anlegen?

    Projekt-Vorlagen können leider nicht angelegt werden, da dafür spezielle Rechte notwendig sind und Vorlagen würden dann allen OpenProject-Benutzer:innen angeboten werden.

     

    Jedoch kann man jederzeit ein bestehendes Projekt kopieren: Linkes Menü: Projektkonfiguration > Information > Knopf "Kopieren" rechts oben in der Ecke

  • Wie kann ich wiederkehrende Aufgaben oder Besprechungstermine anlegen?

    Derzeit unterstützt OpenProject leider keine wiederkehrenden Arbeitspakete und Besprechungstermine. Jedoch lassen sich Arbeitspakete und Besprechungen kopieren. Der CMS empfiehlt für Projekt-Termine den Kalender-Service der HU.

    Kopieren von Arbeitspaketen: In die Detail-Ansicht durch Klick auf die ID des Arbeitspakets > Menü "Mehr" (3 übereinander liegende Punkte am oberen, rechten Rand der Detail-Ansicht) > "Kopieren"

     

    Kopieren von Besprechungen: Besprechung anklicken > Kopieren (in der oberen, rechte Ecke der Ansicht)