Humboldt-Universität zu Berlin - Computer- und Medienservice

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu OpenProject

OpenProject FAQ
  • Können auch externe Projekt-Mitglieder die Software nutzen?

    Ja, es können beliebige Benutzer*innen zu einem Projekt eingeladen werden und haben je nach eingestellten Rechten entsprechend Zugriff auf die Projektdaten.

    Dazu muss das einzuladende Projekt-Mitglied sich zuerst ein Konto in OpenProject anlegen:

    1. Login-Seite aufrufen: https://hu-berlin.openproject.com/
    2. Den Link "Neues Konto erstellen" ("Create a new Account") anklicken.
    3. Als Login-Name bitte die E-Mail-Adresse eingeben.
    4. Die Registrierung ist erst abgeschlossen, wenn der Link in der E-Mail, die nach dem Absenden des Registrierungsformulars verschickt wurde, angeklickt wurde.

    Dann kann die/der Projekt-Administrator*in im linken Navigationsmenü unter "Mitglieder" das neue Projekt-Mitglied hinzufügen.

  • Können auch Studierende OpenProject nutzen?

    Ja, auch Studierende können sich via "SSO Humboldt Universität" in OpenProject einloggen:

    1. Login-Seite aufrufen: https://hu-berlin.openproject.com/
    2. Knopf "SSO Humboldt Universität" unterhalb der Login-Aufforderung anklicken und vie Single-Sign-On (SSO)/Shibboleth mit dem HU-Account einloggen
  • Was und wofür ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)?

    Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) muss von Verfahrensverantwortlichen geführt werden, um dem behördlichen Datenschützer notwendige Informationen bzgl. des Verfahrens schnell mitteilen zu können. Und es ist immer nur dann zu führen, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, was auf Projekte und konkret OpenProject zutrifft, da beispielsweise Aufgaben angelegt und zugeordnet werden usw.

    Konkret bedeutet das, dass nur der Projekt-Verantwortliche (Projekt-Admin) ein VVT führen muss, aber i.d.R. nicht für jedes einzelne Projekt, es sei denn, dass es Abweichungen bzgl. Verantwortlichkeiten, verarbeitete Datenkategorien usw. pro Projekt gibt.

    Das VVT muss nur auf Verlangen und nur an den behördlichen Datenschützer oder einer übergeordneten Behörde geschickt werden. Es muss und darf also an niemanden sonst geschickt werden.

  • Wieso kann man keine Gruppen anlegen?
    Wie kann ich einer Gruppe von Personen Aufgaben zuordnen? Wie komme ich an die Gruppen?

    Die aktuelle Version von OpenProject erlaubt es nur den Administrator:innen und leider nicht den Projekt-Administrator:innen, Gruppen anzulegen. Das Administrator-Recht kann nicht vergeben werden, da dieses Recht den Voll-Zugriff auf alle Projekte und Benutzer erlaubt.

    Alternativ kann man

    • Unterprojekte verwenden,
    • einer Aufgabe mehreren Personen zuordnen (in der Detailansicht des Tasks unter "Zugewiesen an Personen"),
    • oder  Beobachter hinzufügen.

     

  • Wie kann man Projekte löschen?

    Derzeit ist es nur den Administator:innen jedoch nicht den Projekt-Administrator:innen erlaubt, Projekte zu löschen. Markieren Sie bitte zu löschende Projekte durch Ergänzung von "- bitte löschen" im Projekt-Namen (Projektkonfiguration > Information > Name:) und schicken eine E-Mail an openproject@cms.hu-berlin.de mit der Bitte, das Projekt zu löschen.

  • Wie kann ich Projekte archivieren?

    Projekte kann nur mit Administrator-Rechten archiviert werden. Daher steht diese Funktion derzeit nicht zur Verfügung.

  • Ist OpenProject barrierefrei?

    Leider ist OpenProject nicht vollständig barrierefrei. Benutzer:innen mit Seheinschränkungen können sich an die CMS-Benutzerberatung wenden, um Unterstützung bei der Einrichtung von Projekten zu erhalten.

  • Wie kann ich Projekt-Vorlagen anlegen bzw. warum kann ich keine Projekt-Vorlagen anlegen?

    Projekt-Vorlagen können leider nicht angelegt werden, da dafür spezielle Rechte notwendig sind und Vorlagen würden dann allen OpenProject-Benutzer:innen angeboten werden.

     

    Jedoch kann man jederzeit ein bestehendes Projekt kopieren: Linkes Menü: Projektkonfiguration > Information > Knopf "Kopieren" rechts oben in der Ecke

  • Wie kann ich wiederkehrende Aufgaben oder Besprechungstermine anlegen?

    Derzeit unterstützt OpenProject leider keine wiederkehrenden Arbeitspakete und Besprechungstermine. Jedoch lassen sich Arbeitspakete und Besprechungen kopieren. Der CMS empfiehlt für Projekt-Termine den Kalender-Service der HU.

    Kopieren von Arbeitspaketen: In die Detail-Ansicht durch Klick auf die ID des Arbeitspakets > Menü "Mehr" (3 übereinander liegende Punkte am oberen, rechten Rand der Detail-Ansicht) > "Kopieren"

     

    Kopieren von Besprechungen: Besprechung anklicken > Kopieren (in der oberen, rechte Ecke der Ansicht)

  • Wie kann ich offline Arbeitspakete bearbeiten?

    Es gibt die Möglichkeit, Arbeitspakete mit Excel zu synchronisieren, d.h. man kann in Excel Arbeitspakete bearbeiten/anlegen/löschen und diese dann nach OpenProject synchronisieren. Das Excel-Template finden Sie unter:
    https://github.com/opf/OpenProjectExcel

    Schauen Sie sich jedoch unbedingt die Tutorial Videos an, da das Einrichten des Excel-Templates nicht selbsterklärend ist. Sollten Sie damit Probleme haben, können wir Sie leider nicht unterstützen, da es nicht offiziell vom OpenProject-Projekt unterstützt wird.

    Weitere Möglichkeiten sind uns bisher nicht bekannt.

  • Gibt es eine mobile App für OpenProject?

    Aktuell gibt es nur eine Android-App im Google-Playstore, mit der sich Arbeitspakete verwalten lassen: OpenProject App

     

    Die OpenProject-Android-App benötigt einen API Token. Den können Sie sich auf der OpenProject Seite selbst erzeugen: 

    1. Einloggen auf der OpenProject-Seite 
    2. Klick  auf Profil-Icon in der rechten obere Ecke und dann Klick auf "Mein Konto" 
    3. Klick auf Zugriffstokens im linken Navigationsmenü
    4. Klick auf "Generieren" in der Liste hinter "Schnittstelle (API)" 
    5. Kopieren des Token aus dem Benachrichtigungsfenster: mit der Maus markieren und in die Zwischenablage kopieren (rechte Maus-Taste > Kopieren)
    6. Übertragen des Tokens aus der Zwischenablage aufs Android Gerät, z.B. per Mail oder als Text-Datei via HU-Box oder Mittels QR-Code.

    Bitte beachten: Das API-Token müssen Sie wie ein Passwort behandeln, denn es erlaubt den vollen Zugriff auf alle Ihre Daten in OpenProject.