Humboldt-Universität zu Berlin - Computer- und Medienservice

Konzeption

1. Zielstellung und Perspektiven


Man kann es fast eine Tradition nennen: Die Verwaltung der Universität schreibt zum zweiten Mal ihre DV-Konzeption fort.

Im Jahre 1993 wurden erste Richtungen formuliert und Grundlagen, wie z. B. die Konzentration auf Softwareprodukte der HIS GmbH Hannover, geschaffen. Der Aufbau des Verwaltungsnetzes war wesentlicher Schwerpunkt der DV-Konzeption 1995.

In der nun vorgelegten Konzeption soll das Erreichte dargestellt und darauf aufbauend die nächsten Entwicklungsrichtungen bestimmt werden. Die DV-Konzeption soll auf die neuen Anforderungen reagieren, vor denen die Universitätsverwaltung aktuell steht, als da z.B. sind

  • die Umsetzung der im Hochschulstrukturplan festgelegten Maßnahmen,
  • künftige Vorhaben der Dezentralisierung und Budgetierung,
  • die anstehende Einführung des Euro und die Umstellung auf das Jahr 2000,
  • der Umzug eines Teiles der Universität zum Standort Adlershof,
und sie soll nicht zuletzt die Grundlage für die Planung der immer knapper werdenden finanziellen und personellen Ressourcen bilden. Die DV-Konzeption 1999 wird noch stärker als die bisherigen Konzeptionen die Kosten verdeutlichen, die mit einer guten Grundversorgung an Hard- und Software verbunden sind und die sich aus einer planmäßigen Ersatzbeschaffung ergeben.

Das Anliegen der vorliegenden DV-Konzeption besteht darin,

  • Schwerpunkte und Prioritäten für die Arbeiten der nächsten 3 Jahre zu formulieren,
  • die seit längerem praktizierte Projektgruppenarbeit durch die Formulierung konkreter Vorhaben fortzusetzen und
  • die entstehenden Kosten für Hard- und Software auszuweisen.
Das künftige DV-Versorgungskonzept muß in enger Verbindung zum Gesamtkonzept der Universität gesehen werden. Die Grundversorgung der Universität mit sog. Basisdiensten wie z.B. Kommunikations-, File- und Archivdienste oder auch Multimediaservices, wird für die Bereiche der Forschung, Lehre und Verwaltung einheitlich aufgebaut und angeboten. Ein "Ausscheren" aus dem Gesamtkonzept und die Entwicklung von Sonderlösungen für die Verwaltung wäre viel zu kosten- und personalintensiv.

In den nachfolgenden Thesen wird versucht, auf Defizite hinzuweisen und gleichzeitig Schwerpunkte für die weitere Entwicklung aufzuzeigen, vor denen die Verwaltung der Universität steht und denen sich eine zukunftsoffene, moderne Verwaltung stellen sollte.

  1. Die Verwaltung wird sich in Zukunft noch intensiver mit der Frage auseinandersetzen müssen, inwieweit die Arbeitsabläufe in der Verwaltung durch den DV-Einsatz verändert werden. Die Vorrangigkeit der Arbeitsabläufe gegenüber der DV-Unterstützung wird immer mehr einer engen Wechselwirkung zwischen beiden Aspekten weichen. Die fortgeschrittene Vernetzung der Verwaltung und der Einsatz von DV-Verfahren in nahezu allen Verwaltungsbereichen werden zu neuen Arbeitsstrukturen, Aufgabenprofilen und Arbeitsorganisationsformen führen.
  2. Die technischen Möglichkeiten sind inzwischen weitgehend vorhanden, beinahe jedes Dokument und jede Information elektronisch abzuspeichern und ggf. auch wiederzufinden. Die "Kunst" besteht nun sicherlich darin, die durchaus vorhandene Datensammelwut auf ein Mindestmaß zu beschränken und Datenbankkonzepte zu entwickeln, die nur die wesentlichen Daten integrieren und die als Basis für DV-Unterstützungskomponenten sowohl für die Fakultäten und Institute als auch für die Verwaltung dienen. In den DV-Konzepten der Fachabteilungen (s. Abschnitt 3 der DV-Konzeption) werden erste Vorhaben genannt.
  3. Die Einbeziehung der Fakultätsverwaltungen in das DV-Konzept der Verwaltung ist eine Forderung, die bisher nur in Ansätzen erfüllt ist. Erste Beispiele, wie der Aufbau der zentralen Adreßdatenbank für die Universität, zeigen zwar organisatorische und auch netztechnische Lösungen der Zusammenarbeit; ein DV-Gesamtkonzept, das auch die Fakultätsverwaltungen in ihrer Spezifik einbezieht, ist jedoch zwingend erforderlich. Wesentliche Voraussetzungen für ein DV-Gesamtkonzept sind u.a. die Einbeziehung der Fakultätsverwaltungen in die neuen DV-Vorhaben der Zentralen Universitätsverwaltung, der (gesicherte) Zugriff der Fakultäten auf die Datenbestände der zentralen DV-Systeme und die Kompatibilität der Hard- und Softwareausstattung zwischen zentraler und dezentraler Verwaltung.
  4. Wenn 85 % der Verwaltungsmitarbeiterinnen und –mitarbeiter über einen Netzzugang verfügen, dann liegt die Humboldt-Universität damit über dem Durchschnitt anderer deutscher Hochschulen. Diesen technischen Fortschritt zu erhalten und möglichst auszubauen steht als wichtiges Ziel. Voraussetzung dafür ist die ständige Weiterentwicklung des Verwaltungsnetzes, mit neuen Konzepten für die Archivierung, Datensicherung und Netzsicherheit.
  5. Die Universitätsverwaltung hat sich für eine begrenzte Zeit dem Standard der einheitlichen Windows3.1x-Oberfläche "unterworfen". Es ist ein dringendes Erfordernis, auf moderne 32-Bit-basierte Systeme umzusteigen, um mit Partnern außerhalb der Verwaltung wieder unproblematischer kommunizieren und Daten austauschen sowie die weiterentwickelten, in der Regel nur noch Windows95-basierten Softwareprodukte einsetzen zu können. Der mit der Umstellung verbundene Personal- und Sachmittelaufwand ist immens und kann nur – trotz aller damit verbundener Schnittstellenprobleme – in mehreren Zeitetappen bewältigt werden.
  6. Die Systeme der HIS GmbH sind eine stabile Säule in der gegenwärtigen DV-Landschaft innerhalb der Universitätsverwaltung und sie werden es für die nächsten Jahre auch bleiben. Die Vorteile für die Universität liegen neben der kostenfreien Nachnutzung von Software in der Möglichkeit, speziell auf die Prozesse der Hochschulverwaltungen bezogene Software einzusetzen. Zukünftig wird die strategische Ausrichtung in zwei Wegen gesehen: Zum einen in der Integration der HIS-Systeme untereinander und damit z.B. die nahezu automatische Zusammenführung der in den operativen HIS-Systemen erfaßten Basisdaten in kennzahlenorientierten Informationssystemen, zum anderen in der Realisierung und Unterstützung von Schnittstellen zwischen HIS-Systemen und Fremdsystemen, wie z.B. zwischen dem Studentenverwaltungs- und Bibliotheksausleihsystem.
  7. In der Vergangenheit wurden fehlende oder nicht ausreichende Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen mit dem hohen Nachholebedarf der Verwaltung bezüglich des DV-Einsatzes begründet. Obwohl der Meßbarkeit des Nutzens des DV-Einsatzes in der Verwaltung Grenzen gesetzt sind und der Qualitätssprung in den Kommunikationsmöglichkeiten nur schwer monetär nachweisbar ist, müssen sich die Verantwortlichen verstärkt diesem Thema zuwenden und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, insbesondere bei neu zu startenden Projekten, in die Überlegungen einbeziehen.
  8. Je umfangreicher die Nutzung der Datenverarbeitung in der Universitätsverwaltung wird, desto mehr Bedeutung muß den Fragen des Datenschutzes, der sicheren Übertragung von Nachrichten und Dokumenten beigemessen werden. Das etwa vor einem Jahr gestartete Drittmittelprojekt "Firewall – ein Kernstück zur Sicherung des Verwaltungsnetzes der HU" legt wichtige Grundlagen hierfür. Ein nächster Schritt besteht in der Erarbeitung von organisatorischen und technologischen Verfahren zum autorisierten und rechtswirksam signierten elektronischen Dokumenten- und Nachrichtenaustausch.
  9. Der Umzug der Naturwissenschaften nach Adlershof, aber vor allem auch die angestrebte stärkere Dezentralisierung von Verwaltungsaufgaben fordern die Verwaltung heraus, sich zukünftig auch mit multimedialen Techniken auseinanderzusetzen. Es sollte mehr als nur eine Zukunftsvision sein, Beratungstätigkeit über Computervideokonferenzen zu organisieren, Selbstbedienungsterminals aufzustellen und auch Spracherkennungssysteme innerhalb der Verwaltungsbereiche einzusetzen.
  10. Die systematische und langfristige Umsetzung des DV-Konzepts der Universitätsverwaltung setzt eine angemessene Projektorganisation voraus.
Das bereits 1994 durchgesetzte Organisationskonzept der 3 Ebenen
    • Kanzler: Finalentscheidungen hinsichtlich der strategischen Ausrichtung und Ressourcensteuerung
    • Steuerungsgruppe: Ziel- und Prioritätensetzung, Abnahme von Teilergebnissen
    • Projektgruppen: für die Realisierung verantwortlich
hat sich beim Aufbau des Verwaltungsnetzes bewährt und bleibt in dieser Form auch bestehen. Die Steuerungsgruppe "Verwaltungsnetz" wird sich künftig stärker den abteilungsübergreifenden Projekten widmen und sich auf die DV-Grundfragen beschränken.

Die Verantwortung für die Umsetzung der DV-Konzeption wird vom Kanzler bzw. den von ihm beauftragten Abteilungen wahrgenommen.