Humboldt-Universität zu Berlin - Computer- und Medienservice

Mitarbeitenden stehen 1 TB an Speicher zur Verfügung.

Studierenden stehen 100 GB an Speicher zur Verfügung.

Seafile speichert die Versionsgeschichte von Dateien, damit diese später auf frühere Zustände zurückgesetzt werden können.

So können sie auf diese Versionen zugreifen:

Gehen Sie in die Bibliothek, deren Versionen sie einsehen wollen und klicken sie dort links auf das unterste Symbol unter „Sonstige“. 

Im Verlauf werden alle gespeicherten älteren Versionen einer Datei angezeigt.

Bei jeder Version lassen sich verschiedene Aktionen durchführen.

Wenn Sie auf Schnappschuss ansehen klicken, können Sie die Bibliothek auf einen älteren Stand zurücksetzen. Sie müssen lediglich auf wiederherstellen klicken.

Für jede Bibliothek gibt es einen Papierkorb. Wenn Sie eine Bibliothek betrachten, können Sie so über den Browserzugriff Dateien wiederherstellen. Dies benötigt „Lese- und Schreibrechte“, mit „Nur Lesen“ wird der Papierkorb nicht angezeigt.

Wählen sie wenn sie sich in einer Bibliothek befinden links das Mittlere Symbol unter „Sonstige“ aus.

Klicken Sie auf „Alte Darstellung der Versionierung anzeigen“, um die gelöschten Dateien anzusehen.

Klicken sie anschließend rechts neben einer Datei, die sie Wiederherstellen wollen auf „Wiederherstellen“. Im selben Menü können sie den Papierkorb auch leeren.

Sie können über die Dauer der  Versionsgeschichte festlegen, wie lange gelöschte Dateien aufgehoben werden.

Sobald Sie und Ihre Kolleg:innen eine Bibliothek auf Ihre Computer synchronisiert haben, können Sie gemeinsam Dateien in der Bibliothek hinzufügen, ändern oder löschen.
Jede Änderung, die Sie vornehmen, wird automatisch auf die Computer der anderen Personen synchronisiert.

Sehr selten wird auch die selbe Datei zur selben Zeit von zwei oder mehr Personen bearbeitet. Diese Änderungen können in Konflikt mit den Änderungen anderer Personen stehen. In diesem Fall wird Seafile Ihre Änderungen speichern, während die anderen Änderungen als „conflict file“ („Konfliktdatei“) gespeichert werden. Diese Dateien enden mit „SFConflict“ gefolgt von dem Namen der Autor:in und der Zeit zu der der Konfilkt aufgefallen ist – z.B. WordFile (SFConflict Jessica Ausgedacht 2024-10-01-00-12-24).

Hierdurch bleiben alle Änderungen in der Konfliktdatei erhalten und Sie können diese händisch in die „eigentliche“ Datei übertragen.

Bitte beachten Sie vor der Freigabe von Daten an Externe:

Es dürfen keine personenbezogenen oder vertrauliche dienstliche Daten an HU-Externe / Dritte freigegeben werden.

HU-Externe, die Mitglied einer Instituion im DFN-AAI sind, können sich an der HU-Box anmelden und erhalten einen Gastaccount.¹

Nach der Erstellung des Gastaccounts durch erstmaliges Login können sie mit der externen Person wie gewohnt kollaborieren.

Sie können HU-Externen, die nicht in diese Kategorie fallen Daten über einen Upload- oder Downloadlink freigeben.

Eine Anleitung dazu findet sich hier.

¹ Die einfachste Methode herauszufinden, ob eine Institution im DFN-AAI ist,  ist es in der Anmeldemaske im Webinterface der HU-Box statt auf das Logo der HU zu klicken in dem Suchfeld nach der gewünschten Universität suchen.

Sie können Down- und Uploadlinks erstellen, unter welchen Personen ohne Login mit Dateien in der HU-Box interagieren können.

Sie gelangen in das Menu zur Erstellung dieser Links, wenn sie den Mauszeiger über die Spalte mit dem Namen einer Bibliothek oder eines Ordners bewegen.

Hier können Sie zwischen „Freigabe Link“ und „Upload Link“ wählen.

Ein Freigabelink gibt dabei der Person den Blick auf das freigegbene Verzeichnis frei.

Ein Uploadlink stellt einen Ort da, an dem Personen Dateien hochladen und Ablegen können, ähnlich zu einem Briefkasten.

Für beide Arten des Teilens sollte ein Passwort gesetzt werden für zusätzliche Sicherheit.

Um Inhalte an Nutzer:innen in der HU Box zu teilen gehen Sie mit der Maus über die Zeile mit dem Namen der Bibliothek oder des Ordners.

Dort erscheinen dann drei Symbole. Klicken sie auf das linke Symbol (ein Netzwerk Icon).

Hier können sie dann zwischen Freigabe an einen Benutzer oder Freigabe an eine Gruppe wählen.

Sie können dabei die Rechte mit denen der Inhalt geteilt werden soll einstellen.  Neben den üblichen Rechten „Lesen/Schreiben“, „Lesen“ und „Schreiben“ lassen sich hier auch bei Bedarf auch ausdifferenzeirtere Rechte einstellen.

In der Arbeit mit der HU-Box gibt es oft Situationen, in welchen immer wieder mit einer bestimmten Gruppe an Menschen Inhalte gemeinsam bearbeitet werden sollen.

Die HU-Box verfügt hierfür über eine Gruppenfunktion. Sie können eine neue Gruppe erstellen, indem sie im Menu links das Menü „Dateien“ ausklappen und dort auf „Neue Gruppe“ klicken. 

Wenn sie anschließend die neu erstellte Gruppe auswählen stehen ihnen in ihr verschiedene Optionen zur auswahl.

Eine bereits bestehende Bibliothek können sie mit einer Gruppe so teilen, wie sie es auch mit einem Nutzer:innen Account machen könnten. Dies ist hier beschrieben.

Im CLI-Client ist es nicht möglich einen Shibboleth Anmeldevorgang auszuführen. Daher muss dieser über das Webinterface (box.hu-berlin.de) ausgeführt werden. Nach erfolgreicher Authentifizierung erhalten sie im Browser ein Cookie mit einem Shibboleth-Authetifizierungstoken. Nach diesem werden Sie dann vom Client gefragt.

Für Details halten sie sich bitte an die offizielle Dokumentation von Seafile.

Die Office-Anwendung (OnlyOffice) der HU-Box speichert Änderungen an Dateien alle 5 minuten automatisch zurück.

Sollten ihre Änderungen nicht gespeichert worden sein gibt es hierfür 2 mögliche Erklärungen:

1. Sie haben den Tab mit den OnlyOffice Änderungen ohne manuell zu speichern zwischen 2 automatischen Speicherungen mit ungesicherten Änderungen geschlossen.
2. Es liegt eine technische Fehlfunktion vor. Sollten sie sich sicher sein, dass Daten fehlen, die Sie vor über 5 Minuten in das Dokument eingetragen haben, wenden sie sich bitte mit einem Bericht darüber, wann der Fehler in welchem Dokument aufgetreten ist an die Benutzerberatung.

Bitte fügen sie ihrem Bericht auch einen Link zu der Bibliothek bei, in welcher sich das Dokument befindet. Dies ist die URL die Ihnen angezeigt wird, wenn sie aus der Startseite der HU-Box auf die Bibliothek gehen.

Mit diesem Bericht können wir leider ihre Daten nicht wiederherstellen, aber wir können versuchen die mögliche Fehlfunktion zu beheben.

Die folgende Antwort geht davon aus, dass sich ihr Gegenbür bereits an der HU-Box angemeldet hat.

Sollte dies nicht möglich sein, lesen Sie bitte weiter unter „Wie kann ich mit HU-Externen kollaborieren“.

Um Inhalte mit einer Person zu teilen klicken Sie auf „Meine Bibliotheken“. Gehen Sie dann mit der Maus in die Zeile mit dem Namen der Bibliothek.

Daraufhin werden dann rechts in der Zeile drei Symbole angezeigt.

Klicken Sie nun auf das Symbol für „teilen“.

Hier können Sie unter „Freigabe für Benutzer“ in der Suchmaske nach den Personen suchen, mit denen sie die Bibliothek teilen möchten.

Das selber Verfahren ist prinzipiell auch für Unterordner möglich.

Da die Unterliegende Software „Seafile“ jedoch Bibliotheken als zentrales Strukturierungselement verwendet raten wir dazu im Zweifelsfall eher eine neue Bibliothek anzulegen, als einen neuen Unterordner.

Die HU-Box unterstützt die Verschlüsselung von Bibliotheken, um die Datensicherheit zu verstärken.
Um eine Bibliothek zu verschlüsseln, muss beim Erstellen der Bibliothek ein Passwort gesetzt werden.

Das Passwort wird nicht in der HU-Box gespeichert. So kann nicht einmal der Administrator des Servers Ihre verschlüsselten Daten sehen, ohne das Passwort zu kennen. Das heißt auch, dass kein Administrator das Passwort zurücksetzten oder ändern kann!

Sollte also das Passwort vergessen werden, kann niemand mehr auf die Daten zugreifen. Eine Wiederherstellung der Daten ist dann auch durch die Administration nicht möglich!

Um eine verschlüsselte Bibliothek auf Ihren Computer herunterzuladen, benötigen Sie das Passwort. Der Seafile-Client lädt anschließend die verschlüsselten Dateien herunter und entschlüsselt sie auf Ihrem Computer.

Das Passwort kann später in den Einstellungen der Bibliothek geändert werden. (Erfordert das alte Passwort)

Bitte beachten sie hierzu auch die Hinweise des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zum Umgang mit Passwörtern.

Eine übliche Ursache ist es, dass sie mehrere Accounts in der HU-Box haben (einen als Studierende, einen als Angestellte beispielsweise) und die Inhalte mit dem "falschem" Account geteilt wurden.

Mit welchem Account Sie angemeldet sind können Sie sehen, indem Sie rechts oben im Webinterface auf Ihr Profilbild klicken und auf "Einstellungen" gehen.

Hier können Sie dann die E-Mail Adresse ihres Accounts sehen, mit dem Sie angemeldet sind, und so differenzieren, um welchen Ihrer Accounts es sich handelt.

Tipp: Bitten Sie Personen beim Teilen von Inhalten mit Ihnen nach Ihrer E-Mail Adresse zu suchen um Ihren Account zu finden. So können Verwechslungen vermieden werden.

Um eine neue Bibliothek zu erstellen, gehen sie auf die Hauptseite der HU-Box.

Wählen Sie hier neben Meine Bibliotheken das „+“ Symbol

und klicken sie anschließend auf „neue Bibliothek“

Das selbe vorgehen kann auch angewand werden um eine neue Bibliothek für eine Gruppe zu erstellen.

Hierfür müssen Sie lediglich etwas weiter unten das „+“ Symbol neben dem entsprechendem Gruppennamen auswählen.

In dieser Anleitung sehen wir, wie man das WebDAV-Passwort einrichtet.

Nach dem Login klicken Sie auf das Profilbild oben rechts und dann auf Einstellungen.

Kliken Sie auf WebDAV-Zugriff links in der Menü

und dann endlich auf den Passwort vergeben Button

Wählen Sie ein starkes Passwort und geben Sie das und den WebDAV Benutzername in Ihrem WebDAV-Client ein.

Bitte beachten Sie, dass WebDAV-Benutzername und -Passwort anders als Ihre HU Benutzername und Passwort sein dürfen.

Wenn Sie eine Bibliothek, die "Unterlagen" heißt, haben, ist sie jetzt unter dem folgenden Link via WebDAV zu erreichen: https://box.hu-berlin.de/huboxdav/Unterlagen.

Bei der Arbeit mit dem Client zur HU-Box liegt ein Limit auf der Anzahl an Dateien welche eine Bibliothek haben kann, damit sie mit dem Client synchronisiert werden können.

Mögliche Ursache

Wenn sie eine bestimmte Bibliothek/Ordner nicht mit dem Client synchronisieren können, die Synchronisation mit dem Client aber grundsätzlich funktioniert liegt dies vermutlich daran, dass  die entstprechende Bibliothek zu viele Dateien enthält.

Aus technischen Gründen ist die maximale Anzahl an synchronisierbarer Dateien pro Bibliothek derzeit auf 200.000 beschränkt.

Wenn ihnen ein Unterordner geteilt wurde, und die Anzahl der Dateien in diesem unter 200.000 liegt zählt hier trotzdem die Anzahl an Dateien in der Bibliothek in welcher dieser Unterordner liegt.

Sollten sie Probleme mit der Synchronistation eines Verzeichnisses haben welches mit Ihnen  geteilt wurde, dieses jedoch unter 200.000 Dateien haben, erkundigen Sie sich bitte bei der Person, die ihnen das Verzeichnis geteilt hat, wie viele Bibliotheken die Bibliothek hat, in welcher der Ordner liegt.

Sollte die Anzahl an Dateien unter 200.000 liegen wenden sie sich bitte an die Benutzerberatung.

Behebung

Zur Behebung besteht momentan die lediglich die Option, dass sie Dateien aus der entsprechenden Bibliothek auf mehrere kleinere Bibliotheken aufteilen.

Wir empfehlen die Migration der Dateien schrittweise durchzuführen, da das Kopieren von großen Dateimengen bei Netzwerkfehlern zu Verteilung der Datein über den ursprünglichen Ort und die Zieladresse zur folge haben kann.

Mit Version 12 der Software Seafile wird ein neues Feature "Wiki" in die HU-Box eingeführt.

Dieses ersetzt das Feature "Veröffentlichte Bibliotheken".

Dieses bietet neue Funktionalität. Hierfür verwendet sie das neu eingeführte SeaDoc Format. Wir haben es hier beschrieben.

Leider sind damit aber auch Beschränkungen in der Funktionalität eingeführt worden. So wäre es derzeit nicht möglich Inhalte aus Wikis auf lokale Rechner zu exportieren.

Aufgrund dessen ist das Wiki Feature zur Zeit im Lesemodus und die Erstellung von Wikis ist nicht möglich.

Die Inhalte alter veröffentlichter Bibliotheken bleiben jedoch bis auf weiteres erhalten. Es ist auch weiterhin möglich Text zu Dateien in Veröffentlichten Bibliotheken hinzuzufügen.

Wir werden separat über Änderungen in Bezug auf die Wiki-Funktion hinweisen.

Sie können die Wiki-Funktionalität am linken Seitenmenü aufrufen. Hier sehen sie auch ihre alten veröffentlichen Bibliotheken.

Vermutlich liegt dies daran, dass die entsprechende Bibliothek zu viele Dateien hat.

Momentan können aufgrund technischer Beschränkungen Bibliotheken mit bis zu 200.000 Dateien synchronisiert werden.

Wenn eine Bibliothek dieses Limit überschreitet ist eine synchronisation mit dem Client nicht mehr möglich. Dies gilt auch für Unterordner welche aus einer Bibliothek heraus geteilt wurden. Sollte also jemand mit ihnen einen kleinen Order geteilt haben, und das Problem trotzdem auftauchen, erkundigen sie sich bitte bei der Person die die Inhalte mit ihnen geteilt hat nach der Größe der gesamten Bibliothek.

Lösung: Wir arbeiten derzeit daran die Größenbeschränkung auf 1 Millionen Dateien anzuheben. So für sie realisierbar schlagen wir daher vor bis Juni 2026 zu warten.

Sollte das zu weit in der Zukunft liegen, wenden sie sich bitte an den auf der Hauptseite abgelegten Kontakt.

Die Software hinter der HU-Box (Seafile) bietet ein eigenes Dokumentenformat an.

Dieses heißt SeaDoc. Es wurde entwickelt um ein Wiki Feature einem expressivem Textbearbeitungsmöglichkeiten zu versehen.

Sie können SeaDoc Dokumente auch in "normalen" Bibliotheken erstellen.

Bitte beachten sie vor intensiverer Benutzung, dass SeaDoc als Format nur von der Software Seafile editiert werden kann. Offline zu arbeiten oder ein Mitnehmen aus der HU-Box ist damit schlecht möglich.

SeaDoc Dokumente sind konzeptionell in Blöcke unterteilt.

Sie können pro Block einen neuen Typ an Element wählen.

Es ist an vielen Stellen möglich durch Farbwahl und andere Optionen in Blöcken Hervorhebungen vorzunehmen.

Weiterhin ist es für SeaDoc Dokumente in Bibliotheken möglich diese über Rechstklick > Konvertieren & Exportieren in gängigere Formate wie Docx oder Markdown umzuwandeln.

Hierbei handelt es sich um einen Darstellungsfehler.

Dieser entsteht, wenn ihr Browser lokal alte Daten vorhält.

Der Fehler kann behoben werden indem sie in ihrem Browser das neu laden der ganzen Seite erzwingen.

In Firefox unter Winows/Linux geht dies über Strg + F5.

In Firefox unter MacOS ist dies Cmd + Shift + r.

In anderen Browsern müssen sie separat ihren Cache leeren, wie hier beschrieben und dann die Seite neu laden.